Receptionist / Administrative Assistant (m/w/d) in Teilzeit | Befristet

Firmenübersicht

„When it really matters“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Als Ergänzung unseres Corporate Services Teams in unserem sehr zentral gelegen Büro in Zürich suchen wir eine äusserst motivierte, flexible und dienstleistungsorientierte Person mit grossem Interesse an einem vielseitigen Aufgabengebiet.

Die Position ist in 60% befristet bis zunächst 31.12.2026 zu besetzen.

Zu Ihrem Aufgabengebiet zählen

Administrative Unterstützung im Corporate Services Team inkl. Ferienvertretungen

Rezeptionstätigkeiten - Erste Anlaufstelle für interne und externe Kollegen und Kontakte

Unterstützung im Office Management

Reise- und Veranstaltungsmanagement

Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klienten Meetings

Pflegen von Kontaktlisten

Eigenständige Bearbeitung der E-Mail-Eingänge

Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen

Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung

Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte

Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern

Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)

Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank

Weitere administrative Tätigkeiten / Projektaufgaben – diverse Möglichkeiten die Teamdynamik zu unterstützen und voranzutreiben

Hintergrund und persönliche Kompetenzen

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

1–3 Jahre Berufserfahrung als Rezeptionist/-in oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Beratungs- oder Professional-Services-Umfeld

Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten

Hohes Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative

Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und absolute Diskretion

Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und hohe Einsatzbereitschaft

Freude an einem abwechslungsreichen und dynamischen Aufgabengebiet

Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie starke zwischenmenschliche Kompetenzen

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen

Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wünschen Sie sich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werden Sie Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran oder Behinderung.

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