sekretaris

Personal Secretary / Executive Assistant

Tentang Posisi Kami sedang mencari Personal Secretary / Executive Assistant yang memiliki kemampuan organisasi yang baik, komunikatif, cepat belajar, dan mampu bekerja secara proaktif untuk membantu aktivitas profesional dan personal sehari-hari. Posisi ini akan bekerja secara dekat dengan Founder/Director dalam mengelola jadwal, meeting, komunikasi, dokumen, follow-up pekerjaan, perjalanan, serta berbagai kebutuhan administratif dan koordinasi. Kami mencari seseorang yang bukan hanya menunggu instruksi, tetapi mampu mengantisipasi kebutuhan, mengingatkan deadline, memastikan follow-up berjalan, dan membantu pekerjaan selesai sampai tuntas.

Tanggung Jawab

1. Manajemen Agenda & Waktu

• Mengatur dan mengelola kalender, meeting, appointment, dan agenda harian.
• Mengingatkan jadwal meeting, deadline, dan pekerjaan penting.
• Membantu menyusun prioritas kegiatan harian dan mingguan.
• Mengatur jadwal perjalanan bisnis, meeting, dan appointment apabila diperlukan.

1. Administrasi & Dokumentasi

• Membantu menyiapkan dokumen, proposal, presentasi, surat, dan kebutuhan administratif.
• Mengorganisir file dan dokumen secara rapi.
• Membuat notulen meeting dan mencatat action items.
• Memastikan setiap pekerjaan hasil meeting memiliki PIC dan deadline yang jelas.

1. Follow-Up & Koordinasi

• Melakukan follow-up kepada partner, klien, vendor, dan tim internal.
• Memastikan pekerjaan yang telah diberikan berjalan sesuai deadline.
• Membantu menghubungkan Founder/Director dengan pihak terkait.
• Menjadi penghubung komunikasi untuk kebutuhan tertentu.

1. Personal Assistance

• Membantu mengatur kebutuhan personal yang berkaitan dengan aktivitas profesional.
• Membantu booking transportasi, hotel, restoran, appointment, dan kebutuhan perjalanan apabila diperlukan.
• Membantu mengingatkan kebutuhan dan agenda penting.

1. Support Business

• Membantu riset sederhana mengenai calon partner, klien, vendor, event, atau peluang bisnis.
• Membantu menyiapkan meeting dengan melakukan research mengenai pihak yang akan ditemui.
• Membantu membuat brief, summary, dan laporan sederhana.
• Membantu Founder/Director dalam berbagai project yang sedang berjalan.

Kualifikasi

• Minimal SMA/SMK, D3/S1 menjadi nilai tambah.
• Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Personal Assistant, Secretary, Executive Assistant, Admin, atau posisi sejenis.
• Fresh graduate dengan kemampuan organisasi dan komunikasi yang sangat baik dapat dipertimbangkan.
• Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tulisan yang baik.
• Terbiasa menggunakan WhatsApp, Google Workspace, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, dan Google Sheets.
• Mampu membuat dan mengelola jadwal dengan rapi.
• Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang baik.
• Mampu bekerja dengan cepat dan menangani beberapa pekerjaan sekaligus.
• Memiliki kemampuan problem solving dan inisiatif tinggi.
• Teliti terhadap detail dan deadline.
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun pribadi.
• Bersedia bekerja dengan ritme kerja yang dinamis dan fleksibel.
• Memiliki attitude profesional, sopan, dan dapat dipercaya.

Kriteria yang Sangat Kami Cari Kandidat ideal adalah seseorang yang:

• Proaktif — tidak selalu menunggu instruksi.
• Organized — mampu membuat hidup dan pekerjaan atasan menjadi lebih teratur.
• Fast learner — cepat memahami konteks bisnis dan pekerjaan baru.
• Good communicator — mampu berkomunikasi dengan berbagai tipe orang.
• Problem solver — ketika menemukan masalah, datang membawa solusi.
• Detail oriented — tidak mudah melewatkan jadwal, dokumen, atau deadline.
• Responsible — mampu menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas.
• Discreet & trustworthy — mampu menjaga informasi yang bersifat confidential.
• Adaptable — nyaman bekerja dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah.

Nilai Tambah

• Pernah bekerja langsung dengan Founder, CEO, Director, atau Business Owner.
• Memiliki pengalaman di perusahaan startup, agency, digital, F&B, FMCG, atau industri kreatif.
• Memahami social media dan digital tools.
• Mampu menggunakan Canva atau tools AI seperti ChatGPT/Gemini menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan bahasa Inggris yang baik.
• Memiliki kemampuan membuat presentation deck sederhana.
• Memiliki kemampuan mengatur perjalanan bisnis dan itinerary.
• Memiliki SIM dan mampu mengendarai kendaraan menjadi nilai tambah.

Indikator Keberhasilan Kinerja akan dinilai berdasarkan:

• Kerapian dan ketepatan pengelolaan agenda.
• Tidak ada deadline atau meeting penting yang terlewat.
• Kecepatan dan kualitas follow-up.
• Kerapian administrasi dan dokumentasi.
• Kemampuan menyelesaikan tugas tanpa harus terus-menerus diingatkan.
• Kecepatan merespons kebutuhan Founder/Director.
• Kemampuan menjaga kerahasiaan informasi.
• Kemampuan membantu pekerjaan menjadi lebih efektif dan terorganisir.

Benefit

• Gaji kompetitif sesuai pengalaman dan kemampuan.
• Peluang belajar langsung mengenai business, marketing, dan entrepreneurship.
• Exposure terhadap berbagai project, brand, partner, dan business owner.
• Lingkungan kerja yang dinamis dan berkembang.
• Peluang pengembangan karier menjadi Executive Assistant, Project Coordinator, atau Business Operations.
• Pelatihan dan pengembangan skill.
• Bonus berdasarkan performa dan kontribusi.

Cara Melamar Silakan kirimkan CV terbaru dan pengalaman kerja yang relevan.

Dalam lamaran, ceritakan secara singkat: “Menurut kamu, apa yang membuat seorang Personal Secretary menjadi partner kerja yang sangat membantu Founder/Director?”

"Kami lebih menghargai inisiatif, attitude, kemampuan belajar, dan kemampuan menyelesaikan masalah daripada sekadar pengalaman kerja."

Skills: Organizational Skills, Administration, Microsoft Word, Microsoft Office, Communication Skills, Microsoft Excel, Teamwork, Customer Service, Secretarial Skills, Public Speaking