Coördinator Customer Administration

In Berchem zoekt onze partner een Coördinator Customer Administration die het verschil maakt in shipping documentatie en de customer experience van A tot Z. Deze rol is ideaal voor iemand die energie krijgt van ownership, nauwkeurigheid en vlotte samenwerking met interne teams én internationale stakeholders.

De verantwoordelijkheden voor deze functie zijn:

• Je coördineert en verwerkt exportdocumentatie van A tot Z: shipping instructions (S/I), Bill of Lading (B/L) drafts en final releases.
• Je beheert manifesten en dient ze tijdig en correct in bij douane en bevoegde instanties, volgens maritieme regelgeving en deadlines.
• Je waakt over datakwaliteit zodat documenten en submissions foutloos zijn en operationele blokkades vermeden worden.
• Je adviseert klanten en interne collega's rond B/L-vereisten, letters of credit (L/C) en relevante trade regulations om vertragingen te voorkomen.
• Je volgt dossiers proactief op, neemt disputen vast en zorgt voor duidelijke klantcommunicatie waar nodig.
• Je blijft up-to-date met wijzigingen in SOP's, sectorontwikkelingen en richtlijnen rond documentatie en administratieve verwerking.
• Je werkt nauw samen met Customer Care, service agents en overseas offices om een vlotte end-to-end service te garanderen.

De vereiste kwalificaties zijn:

• Je hebt minstens 2 jaar relevante ervaring in customer administration en/of shipping documentation binnen een logistieke of maritieme context.
• Je hebt sterke kennis van exportdocumentatie, Bill of Lading-processen en het werken met strikte cut-offs en deadlines.
• Je werkt zeer nauwkeurig en voelt je verantwoordelijk voor kwaliteit en compliance.
• Je communiceert helder en professioneel met verschillende partijen (klanten, collega's, internationale teams) en je schakelt vlot bij documentatie-afwijkingen.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels.
• Je bent een medior profiel dat zelfstandig kan werken, prioriteiten kan bewaken en rustig blijft bij piekmomenten.