Deine Aufgaben
Du liebst Organisation, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest Teil spannender Festivals und Events sein? Dann werde Teil unseres Teams!
Als Projektassistenz Produktion (m/w/d) unterstützt Du die Projektleitung Produktion bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Mit Deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – sowohl im Büro als auch direkt vor Ort auf Events.
Projektorganisation & Koordination
Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen
Pflege von Projekt- und Ablaufplänen
Terminplanung und Koordination
Vorbereitung von Projektunterlagen, Briefings und Ablaufdokumentationen
Nachverfolgung von Deadlines und offenen Aufgaben
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
Ansprechpartner für Lieferanten und Dienstleister
Koordination verschiedener Gewerke wie Technik oder Logistik in Abstimmung mit der Projektleitung
Protokollführung bei Meetings
Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen Beteiligten
Administrative Aufgaben
Einholung und Vergleich von Angeboten
Rechnungsprüfung und Ablage
Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten
Nutzung und Pflege interner Tools und Systeme
Unterstützung bei der Optimierung reibungsloser Prozesse
Operative Unterstützung bei Veranstaltungen
Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie während der Durchführung von Events
Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern vor Ort
Ansprechpartner für kurzfristige Änderungen und spontane Herausforderungen
Unterstützung bei Ablaufregie und Produktionskoordination
Kontrolle von Checklisten und Gewerken
Nachbereitung & Dokumentation
Sammlung und Aufbereitung von Feedback
Dokumentation von Abläufen und Projekten
Unterstützung bei Abrechnungen und Projektabschlüssen
Erstellung von Reportings
Womit Du uns begeisterst
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss
Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich
Interesse an Veranstaltungen, Festivals und Live-Produktionen
Das bieten wir Dir
Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen
Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein
Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events, wie die Nature One
Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken
Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen
Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt
Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen
Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien
Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot
Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits
Jetzt Bewerben! Was Du dafür tun musst?
Hast Du Lust, mit uns durchzustarten?
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst.
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Deine Ansprechpartnerin/Dein Ansprechpartner
Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de
Spektralwerk GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner-Gruppe.