PROJECT SECRETARY

3Project Secretary — Amcor Relocation Project (1 position) Location: Project site office, Tangerang, Indonesia

Key duties :

1. Documentation & copywriting — Draft reports, meeting minutes, notices and e-mails;
2. Photo documentation — Take site progress, delivery and installation photos; edit, rename, categorise and upload the same day; insert selected photos into daily/weekly reports.
3. Packing lists — Prepare packing lists from vendor specifications, quotations and shipping documents; verify carton counts, dimensions, gross/net weight; support the forwarder and customs, and check that the packing list, carton marks and physical cartons match.
4. Document control — Register incoming/outgoing documents, number and file them, follow version naming and version control, keep the project folder structure clean and traceable.
5. Admin support — Attendance, office supplies, meeting room bookings, vehicle and travel coordination; day-to-day liaison and translation support for expatriate colleagues.

Requirements :

1. English — able to draft business e-mails and English project documents independently; confident spoken English for daily communication.
2. Solid Word / Excel / PPT skills; comfortable with spreadsheets and list-type work.
3. Good photography skills with a phone or camera; basic photo editing and file organisation.
4. Detail-oriented, organised and reliable with numbers and file names; comfortable working occasional overtime.
5. High school / college qualification; 1–2 years' experience as a secretary, project assistant or document controller preferred.
6. Terms: Salary negotiable; accommodation, transport and overtime allowance negotiable.

Sekretaris Proyek — Proyek Relokasi Amcor (1 posisi) Lokasi: Kantor lokasi proyek, Semarang, Indonesia

Tugas Utama :

1. Dokumentasi & copywriting - Draft laporan, minutes meeting, pemberitahuan dan email;
2. Foto dokumentasi - Ambil kemajuan situs, pengiriman dan foto instalasi; edit, mengganti nama, mengkategorikan dan mengunggah pada hari yang sama; masukkan foto terpilih ke laporan harian / mingguan.
3. Daftar kemasan — Siapkan daftar kemasan dari spesifikasi vendor, kutipan dan dokumen pengiriman; memverifikasi jumlah karton, dimensi, berat kotor / bersih; mendukung forwarder dan bea cukai, dan periksa daftar kemasan, tanda karton dan karton fisik cocok.
4. Kontrol dokumen — Daftar dokumen masuk / keluar, nomor dan file mereka, mengikuti nama versi dan kontrol versi, menjaga struktur folder proyek bersih dan dapat dilacak.
5. Dukungan admin — Kehadiran, Perlengkapan kantor, pemesanan ruang pertemuan, koordinasi kendaraan dan perjalanan; penghubung sehari-hari dan dukungan terjemahan untuk rekan ekspatriat.

Persyaratan :

1. Bahasa Inggris – mampu menyusun e-mail bisnis dan dokumen proyek bahasa Inggris secara mandiri; percaya diri berbicara bahasa Inggris untuk komunikasi sehari-hari.
2. Solid Word / Excel / PPP keterampilan; nyaman dengan spreadsheet dan pekerjaan jenis daftar.
3. Keterampilan fotografi yang baik dengan ponsel atau kamera; pengeditan foto dasar dan organisasi file.
4. Berorientasi detail, teratur dan dapat diandalkan dengan nomor dan nama file; nyaman bekerja lembur sesekali.
5. Kualifikasi SMA / perguruan tinggi; 1-2 tahun pengalaman sebagai sekretaris, Asisten proyek atau kontrol dokumen lebih disukai.
6. Syarat: Gaji dapat dinegosiasikan; akomodasi, transportasi dan tunjangan lembur dapat dinegosiasikan.

Skills: Microsoft Office, Google Sheets, Administration, Google Docs, Communication Skills, Organizational Skills, Scheduling, Microsoft 365, Microsoft Outlook, Secretarial Skills