ERP IMPLEMENTATION PROJECT MANAGER

About the company

Business Process & System Integration Perusahaan: NAM Group Lokasi: Kupang, Nusa Tenggara Timur Penempatan: Full-time, wajib bersedia relokasi dan berdomisili di Kupang Durasi Proyek: ±12 bulan, dengan peluang menjadi karyawan tetap setelah implementasi

LATAR BELAKANG NAM merupakan perusahaan distribusi yang menangani berbagai produk dan principal, termasuk FMCG, makanan, minuman, dan produk frozen. Saat ini NAM sedang mempersiapkan implementasi sistem ERP terintegrasi, dengan kandidat platform antara lain Oracle, HashMicro, dan Odoo. Sistem ini akan menghubungkan seluruh proses operasional perusahaan, mulai dari penerimaan barang, pengelolaan gudang, penjualan, distribusi, penagihan, hingga keuangan dan pembukuan. Kami mencari seorang ERP Implementation Project Manager yang mampu menjadi penghubung antara manajemen NAM, seluruh divisi operasional, dan vendor ERP untuk memastikan sistem berjalan dengan baik sesuai kebutuhan bisnis perusahaan.

Your tasks

A. TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Memahami dan Memetakan Proses Bisnis NAM

• Mempelajari seluruh alur kerja perusahaan dari awal hingga akhir.
• Memahami proses pembelian, penerimaan barang, penyimpanan, penjualan, pengiriman, penagihan, dan pembukuan.
• Mengidentifikasi kelemahan, pekerjaan berulang, serta proses yang tidak efisien.
• Membuat pemetaan proses bisnis saat ini (As-Is) dan proses yang diharapkan (To-Be).
• Menyusun kebutuhan sistem bersama masing-masing divisi.

1. Memimpin Implementasi ERP

• Menjadi PIC utama NAM dalam proyek implementasi ERP.
• Berkoordinasi langsung dengan vendor ERP dan tim implementasinya.
• Menyusun serta mengawasi timeline, target, dan tahapan proyek.
• Memastikan seluruh kebutuhan bisnis NAM diterjemahkan dengan benar ke dalam sistem.
• Memastikan vendor memenuhi kesepakatan, ruang lingkup pekerjaan, dan target implementasi.
• Mengidentifikasi hambatan proyek serta mengupayakan penyelesaiannya.
• Melaporkan perkembangan proyek secara berkala kepada manajemen.

1. Integrasi Sistem Principal

• Memahami berbagai sistem yang digunakan oleh principal NAM.
• Berkoordinasi dengan vendor ERP dan pihak principal untuk kebutuhan integrasi data.
• Memastikan data penjualan, stok, pembelian, dan transaksi lainnya dapat terintegrasi sesuai kebutuhan.
• Mengawasi proses integrasi API, sinkronisasi data, dan pengujian sistem bersama tim teknis.
• Memastikan tidak terjadi duplikasi, kehilangan, atau ketidaksesuaian data.

1. Pengawasan Operasional dan Akurasi Data

• Memastikan sistem mendukung pengelolaan beberapa divisi dan gudang.
• Memastikan pencatatan stok masuk, stok keluar, retur, dan mutasi barang berjalan akurat.
• Memastikan sistem mendukung pengelolaan batch, tanggal kedaluwarsa, serta FIFO/FEFO.
• Memastikan proses penjualan, pengiriman, penagihan, piutang, dan pembukuan saling terhubung.
• Memastikan laporan manajemen dapat dihasilkan secara akurat dan tepat waktu.

1. Pengujian dan Persiapan Go-Live

• Mengawasi proses migrasi data dari sistem lama ke ERP baru.
• Menyiapkan skenario pengujian berdasarkan transaksi nyata perusahaan.
• Memimpin User Acceptance Test (UAT) bersama seluruh divisi.
• Memastikan masalah sistem diselesaikan sebelum digunakan secara resmi.
• Menyiapkan prosedur cadangan apabila terjadi kendala saat implementasi.
• Memastikan sistem siap digunakan dalam operasional sehari-hari.

1. Training dan Pendampingan Karyawan

• Mengkoordinasikan pelatihan sistem untuk seluruh pengguna.
• Memastikan karyawan memahami prosedur kerja baru.
• Membantu penyusunan SOP sesuai sistem ERP.
• Mendampingi setiap divisi selama masa transisi.
• Memantau kepatuhan penggunaan sistem.
• Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan tambahan.

1. Evaluasi dan Pengembangan Sistem

• Mengevaluasi efektivitas sistem setelah implementasi.
• Mengidentifikasi peluang otomatisasi dan efisiensi kerja.
• Memastikan dokumentasi sistem dan proses bisnis tersedia dengan baik.
• Menyusun rekomendasi pengembangan sistem sesuai pertumbuhan perusahaan.
• Membantu manajemen menggunakan data ERP untuk pengambilan keputusan.

C. TARGET KEBERHASILAN Dalam waktu sekitar 12 bulan, kandidat diharapkan mampu memastikan:

1. Seluruh proses bisnis utama NAM telah dipetakan dan didokumentasikan.
2. Sistem ERP berhasil diimplementasikan sesuai ruang lingkup yang disepakati.
3. Integrasi dengan sistem principal yang masuk dalam cakupan proyek berjalan dengan baik.
4. Data stok, penjualan, penagihan, dan keuangan dapat diproses secara terintegrasi.
5. Seluruh divisi terkait telah mendapatkan pelatihan dan mampu menggunakan sistem.
6. Sistem berhasil go-live dan stabil untuk operasional sehari-hari.
7. Laporan operasional dan keuangan dapat diakses manajemen secara akurat.
8. Dokumentasi, SOP, dan prosedur pendukung sistem telah diselesaikan.

Requirements

Persyaratan Utama

• Pendidikan minimal S1 Sistem Informasi, Teknik Industri, Manajemen, Teknik Informatika, atau bidang relevan.
• Pengalaman kerja minimal 5 tahun dalam implementasi ERP, pengembangan proses bisnis, atau manajemen proyek sistem perusahaan.
• Pernah terlibat secara signifikan dalam minimal 1 proyek implementasi ERP dari tahap perencanaan hingga go-live.
• Memahami alur operasional perusahaan distribusi, FMCG, trading, atau supply chain.
• Memahami proses inventory, warehouse, purchasing, sales, accounts receivable, accounts payable, dan accounting.
• Mampu membuat business process mapping, flowchart, dan dokumentasi kebutuhan sistem.
• Mampu mengelola vendor, timeline, risiko, dan penyelesaian masalah proyek.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan kepemimpinan yang baik.
• Bersedia bekerja secara langsung dengan tim operasional di lapangan.
• Wajib bersedia pindah dan menetap di Kupang selama masa penugasan.

Nilai Tambah

• Pernah mengimplementasikan Oracle, HashMicro, Odoo, SAP, Microsoft Dynamics, atau ERP sejenis.
• Berpengalaman di perusahaan distribusi dengan banyak principal dan gudang.
• Memahami integrasi API dan pengelolaan data antarsistem.
• Memahami proses distribusi produk makanan, minuman, atau cold chain.
• Memiliki sertifikasi Project Management, Business Analysis, atau ERP.
• Memiliki pengalaman change management dan pelatihan pengguna.

Kemampuan coding tidak diwajibkan. Namun kandidat harus memiliki pemahaman teknis yang cukup untuk berkomunikasi dengan vendor, mengevaluasi solusi, dan mengawasi integrasi sistem.

Skills:

• Project Coordination
• Risk Management
• Project Implementation
• Team Management
• Project Management
• Agile Project Management
• Project Planning
• Agile Methodologies
• Trello

What we offer

Setelah implementasi ERP berhasil, kandidat yang menunjukkan kinerja baik berpeluang melanjutkan karier sebagai: Business Systems & Process Improvement Manager Dengan tanggung jawab menjaga efektivitas ERP, meningkatkan efisiensi proses bisnis, mengembangkan sistem, serta mendukung transformasi operasional NAM secara berkelanjutan.