VACATURE ADMINISTRATIEF BEDIENDE – PROJECT- EN AANBESTEDINGSADMINISTRATIE
Bij het deelnemen aan projecten is een correcte en tijdige administratieve ondersteuning essentieel voor het succesvol indienen van aanbestedingen en offertes. Daarom zoeken we een veelzijdige administratieve kracht die flexibel inzetbaar is binnen onze Offertedienst.
- Klaarzetten van dossiers voor calculatie: Je verwerkt projectgegevens, meetstaten en administratieve informatie zodat de calculatieafdeling efficiënt aan de slag kan.
- Prijsaanvragen versturen naar onderaannemers: Je bereidt prijsvragen voor, verdeelt documenten per categorie van werkzaamheden en verstuurt prijsaanvragen naar onderaannemers.
- Offerte-mailbox: Je verwerkt inkomende e-mails van de offerte-mailbox en zorgt voor een correcte klassering.
- Belrondes: Om tijdig de nodige offertes te ontvangen van de aangeschreven onderaannemers, organiseer je systematisch belrondes om een stand van zaken te kunnen opmaken.
- Opvolging van aanbestedingsplatformen: Je volgt meldingen, aankondigingen en wijzigingen op en zorgt ervoor dat de juiste collega's tijdig geïnformeerd worden.
- Opmaak van administratieve dossierbundels: Je stelt administratieve inschrijvingsdossiers samen en vult de gevraagde documenten correct aan volgens de vereisten van de opdrachtgever.
- Dossierindiening en opvolging: Je ondersteunt bij het indienen van dossiers, controleert de volledigheid van de documenten en zorgt voor een correcte archivering van alle dossierstukken.
- Ondersteuning bij BAFO's en prijsverantwoordingen: Je helpt bij de administratieve voorbereiding, opmaak en indiening volgens de opgelegde richtlijnen en deadlines.
- Archivering van niet-gegunde dossiers: Je bent verantwoordelijk voor het digitaal en hard copy archiveren van dossiers van projecten die niet aan ons werden gegund.
Jouw profiel
- Je bent flexibel ingesteld en schakelt vlot tussen verschillende taken en dossiers.
- Je werkt zeer nauwgezet.
- Je bent stressbestendig, punctueel en administratief sterk.
- Je communiceert vlot en foutloos, zowel schriftelijk als telefonisch. Je hebt geen moeite met telefonische contacten en de bijhorende smalltalk.
- Je plant je werk efficiënt en weet het overzicht te behouden, ook bij meerdere strikte deadlines.
- Ervaring in een gelijkaardige functie binnen de bouwsector is een pluspunt.