דרוש/ה עוזר/ת אדמיניסטרטיבית

לתמיכה שוטפת במנהל הפרויקט ובצוות הפרויקט. התפקיד כולל מתן שירות אדמיניסטרטיבי מקצועי, דיסקרטי ויעיל, תוך אחריות על תיאום, ארגון ותמיכה בפעילות המחלקה והפרויקטים השונים.

• ניהול ומעקב אחר חופשות שנתיות של צוות הפרויקט.
• ריכוז ואיסוף מידע שוטף מחברי הצוות עבור מנהל הפרויקט.
• הכנת דוחות ומצגות עבור סקירות פרויקט וישיבות הנהלה.
• תיאום וניהול פגישות, כולל הזמנת חדרים, ציוד, כיבוד ולוגיסטיקה נלווית.
• ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
• ניהול תכתובות דוא"ל ומתן מענה בהתאם לצורך.
• הכנת סדרי יום לישיבות וכתיבת פרוטוקולים.
• ניהול משרד שוטף, כולל קבלת אורחים, טיפול בדואר, חשבוניות והזמנות.
• תיאום נסיעות עסקיות בארץ ובחו"ל, כולל טיסות, מלונות ואשרות.
• ניהול והגשת דוחות הוצאות במערכות הארגוניות.
• טיפול בחשבוניות ומעקב אחר תשלומים.
• מתן תמיכה וליווי לעובדים חדשים בצוות.
• יצירת קשרי עבודה שוטפים עם לקוחות, ספקים וגורמים פנימיים בארגון.

• ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי / עוזר/ת אישי/ת / תומך/ת פרויקטים.
• שליטה מלאה ביישומי Office, בדגש על Outlook, Word, Excel ו-PowerPoint.
• ניסיון בניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מול ממשקים מרובים.
• ניסיון בהכנת מסמכים, דוחות ומצגות.
• יכולת עבודה עצמאית בסביבה דינמית ומרובת משימות.
• כישורי ארגון, סדר ותעדוף משימות ברמה גבוהה.
• יכולת ניסוח ותקשורת בין-אישית מצוינת.
• תודעת שירות גבוהה ויכולת עבודה מול לקוחות וספקים.
• היכרות עם מערכות ארגוניות והזמנות נסיעות.
• היכרות עם סביבת עבודה גלובלית וארגונים מטריציוניים.
• יוזמה ויכולת להוביל תהליכים באופן עצמאי.
• גמישות מחשבתית ויכולת עבודה תחת לחץ.
• אחריות אישית גבוהה ויכולת פתרון בעיות.
• זריזות, תגובתיות ויכולת עמידה בלוחות זמנים.
• עבודת צוות ויחסי אנוש מצוינים.
• תשומת לב לפרטים ודיוק בביצוע משימות.