Events Officer - VIB Training & Conferences
Bij VIB verandert wetenschap levens. Elk jaar nemen meer dan 4000 wetenschappers uit de hele wereld deel aan onze internationaal gerenommeerde conferenties, zomercursussen en opleidingsactiviteiten.
Als Events Officer binnen het VIB Training & Conferences-team speel je een sleutelrol bij het tot een succes maken van deze evenementen. Dit is een praktische functie die bij uitstek geschikt is voor jonge professionals die hun carrière een vliegende start willen geven in een ondernemende en innovatieve omgeving.
Over VIB VIB is een wereldberoemd onderzoeksinstituut voor levenswetenschappen in Vlaanderen, België. Met meer dan 2.000 wetenschappers en medewerkers in Gent, Leuven, Antwerpen en Brussel verrichten we baanbrekend onderzoek op het gebied van moleculaire biologie en biotechnologie. Door wetenschappelijk talent, geavanceerde technologie en ondernemend denken met elkaar te verbinden, zetten we wetenschappelijke ontdekkingen om in innovaties die ten goede komen aan mens en planeet.
Via ons Training & Conferences-programma stimuleert VIB het delen van kennis nog verder door een scala aan hoogwaardige trainingen, conferenties, zomercursussen en initiatieven voor persoonlijke ontwikkeling aan te bieden, afgestemd op de behoeften van wetenschappers over de hele wereld.
Over de functie Als Events Officer binnen het Training & Conferences-team help je bij het organiseren van uitzonderlijke wetenschappelijke evenementen die het streven van VIB naar uitmuntendheid en internationale impact weerspiegelen.
Je bent verantwoordelijk voor de volledige operationele uitvoering en coördineert alle praktische aspecten van de evenementen; van planning en voorbereiding tot de uitvoering ter plaatse en de follow-up.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Je:
- Coördineert de volledige operationele organisatie van internationale conferenties, zomercursussen en wetenschappelijke evenementen
- Organiseert de volledige logistiek, inclusief locatiebeheer, inschrijvingen, catering en audiovisuele diensten.
- Houdt toezicht op tijdschema’s, budgetten, contracten en administratieve processen van evenementen.
- Zorgt voor een professionele, gastvrije en hoogwaardige ervaring voor de deelnemers.
- Treedt op als eerste aanspreekpunt voor deelnemers, leveranciers en andere belanghebbenden.
- Ondersteunt de uitvoering van evenementen ter plaatse en lost indien nodig problemen op.
- Evalueert de resultaten van evenementen en identificeert mogelijkheden om processen en diensten te verbeteren.
- Draagt actief bij aan teamprojecten en de verdere ontwikkeling van het Training & Conferences-programma, de website, processen en tools.
- Blijft op de hoogte van trends in de evenementensector, onderhoudt een sterk professioneel netwerk en brengt innovatieve leeroplossingen naar VIB.
- Bachelordiploma in evenementenmanagement, hospitality management of gelijkwaardige ervaring
- Ervaring in evenementencoördinatie is een pluspunt, maar we staan ook open voor sollicitaties van starters en pas afgestudeerden die blijk geven van sterke motivatie en potentieel
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Het vermogen om meerdere deadlines en prioriteiten tegelijkertijd te beheren
- Sterke communicatieve vaardigheden (in het Nederlands en Engels)
- Servicegerichte en klantgerichte instelling
- Proactieve, hands-on en oplossingsgerichte mentaliteit
- Het vermogen om zelfstandig te werken en tegelijkertijd effectief samen te werken binnen een team
- Aanpassingsvermogen en veerkracht in een dynamische omgeving. Ervaring met werken in een internationale omgeving is een pluspunt
- Bekendheid met evenementregistratiesystemen, CRM-tools of projectmanagementsoftware is een pluspunt
- Rijbewijs B is vereist