Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Rattaché(e) à l'une de nos agences de gestion forestière située à Reims, vous aurez la charge d'appuyer le Directeur dans :

• La gestion Comptable de l'agence sous la responsabilité directe de son Directeur, avec le soutien de notre comptable en poste à l'Agence de Reims et rattaché à la Cheffe comptable au siège.
• Gestion comptable pour le compte de clients Institutionnels, privés et de l'agence.
• Collaboration transverse avec tous les services habilités à travailler sur l'outil ERP.
• Collaboration avec les auditeurs pour les audits internes et externes
• Gestion Administrative de l'agence sous la responsabilité directe du Directeur d'agence, avec le soutien de l'assistante administrative en poste

Description détaillée du poste :

I / Gestion comptable : 70% 1- Comptabilité Générale :

• Tenir la comptabilité générale et auxiliaire
• Saisir et contrôler des écritures comptables : factures, notes de frais
• Gérer les immobilisations
• Gérer les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles (provisions CCA/FNP, commissions, honoraires)
• Contrôler les états de comptes, la comptabilité analytique et les budgets (prévisionnel/réalisé)

2 - Comptabilité auxiliaire :

• Gérer les comptes fournisseurs et clients
• Suivre quotidiennement les comptes clients (inclus réponses aux demandes d'informations), lettrages et relances des impayés
• Etablir les factures et avoirs de vente, Saisir des factures fournisseurs
• Effectuer les règlements fournisseurs dans les délais impartis

3 - Trésorerie :

• Suivre quotidiennement la Trésorerie, Préparer les rapprochements bancaires
• Saisir les encaissements et décaissements

4 - Fiscalité :

• Etablir les déclarations fiscales (TVA, DEB, CVO, etc.)
• Suivre les Taxes Foncières annuelles

II/ Gestion administrative : 30% 1 - Référent (e) commandes d'achats travaux : Suivre et Rédiger des documents administratifs et contractuels :

• Suivre les consultations pour les travaux (exploitation, sylviculture, .)
• Saisir des commandes d'achat de travaux et Suivre les retours des bons de commandes de travaux (exploitation, sylviculture, infrastructures.) et Intégrer dans l'ERP
• Saisir des contrats annuels fournisseurs
• Suivre la réception des documents légaux liés aux contrats annuels (Kbis, attestations RC.)
• Suivre sur l'ERP des budgets par forêt et aider les chefs de centre

2 - Tenue des bases informatiques :

• Compléter et Mettre à jour les bases propres au fonctionnement de l'agence (véhicules, matériels, personnel.)
• Mettre à jour des bases liées à l'activité des forêts (tiers, chasse, plan simple de gestion (PSG), forêts, contrats/bons de commande de travaux.)
• Réaliser des tableaux de synthèse

3 - Classement des documents administratifs et techniques de l'agence :

• Assurer le classement des documents par forêt, propriétaire, client ou entrepreneur
• Réaliser un classement « papier » pour les documents signés originaux et un classement « informatique », selon l'arborescence en vigueur pour les autres documents

4 - Gestion administrative :

• Appuyer les collaborateurs de l'agence dans leurs démarches administratives
• Réaliser des courriers et des impressions de documents demandés par les chefs de centre
• Mener toute activité de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement de l'agence.
• Gérer les stocks de matériels forestiers et de fournitures administratives.
• Préparer, sur diverses plateformes électroniques, et Suivre les demandes de subventions.

5 - Missions ponctuelles (congés de l'assistante en poste) :

• Filtrer les appels téléphoniques, Prendre les rendez-vous
• Assurer la réception téléphonique (prise de rendez-vous, redirection des appels.)
• Traiter les questions d'ordre administratif ne nécessitant pas de décision du Directeur ;
• Gérer le courrier de l'agence (classement, rédaction, envoi de courriers)