Asistente Ejecutiva de Gerencia - Contratación Inmediata

Importante empresa del sector constructor se encuentra en busqueda de una ASISTENTE DE GERENCIA, para Brindar apoyo directo, integral y confidencial a la Gerencia, garantizando la adecuada organización de la agenda, reuniones, viajes, compromisos, informes, presentaciones y demás actividades administrativas y ejecutivas requeridas.

Será responsable de facilitar la gestión diaria del Gerente, realizar seguimiento a compromisos y coordinar oportunamente las actividades internas y externas relacionadas con su agenda.

Funciones y responsabilidades

Asistencia directa a Gerencia

• Administrar y organizar diariamente la agenda del Gerente.
• Programar reuniones, citas, comités y compromisos internos y externos.
• Confirmar reuniones y realizar seguimiento a cambios de agenda.
• Priorizar solicitudes de acuerdo con las instrucciones y necesidades de Gerencia.
• Recordar compromisos, fechas importantes y actividades pendientes.
• Servir como enlace entre la Gerencia y las diferentes áreas de la organización.

Elaboración de informes y presentaciones

• Preparar informes ejecutivos requeridos por la Gerencia.
• Consolidar información suministrada por las diferentes áreas.
• Elaborar presentaciones ejecutivas en PowerPoint.
• Preparar cuadros, estadísticas y reportes de seguimiento.
• Revisar documentos antes de su presentación a Gerencia.
• Garantizar una adecuada redacción, ortografía y presentación de la información.

Organización de viajes

• Coordinar viajes nacionales e internacionales de Gerencia.
• Gestionar reservas de vuelos, hoteles y transporte.
• Preparar itinerarios detallados.
• Coordinar reuniones y actividades relacionadas con los desplazamientos.
• Gestionar cambios, cancelaciones o novedades de viaje.
• Organizar la documentación y soportes requeridos para cada desplazamiento.

Gestión de reuniones y compromisos

• Coordinar logística para reuniones, comités y eventos.
• Preparar previamente documentos, presentaciones e información requerida.
• Elaborar actas o ayudas de memoria cuando sea necesario.
• Realizar seguimiento a compromisos adquiridos durante las reuniones.
• Mantener actualizados los pendientes de Gerencia.

Gestión documental y administrativa

• Elaborar comunicaciones, cartas, memorandos y correos ejecutivos.
• Organizar y custodiar documentos confidenciales.
• Mantener actualizado el archivo físico y digital de Gerencia.
• Gestionar correspondencia y documentación interna y externa.
• Apoyar procesos administrativos especiales solicitados por Gerencia.

Manejo de información confidencial

• Garantizar absoluta reserva sobre información corporativa, financiera, estratégica y personal conocida durante el ejercicio del cargo.
• Manejar con discreción documentos y comunicaciones de Gerencia.
• Mantener confidencialidad frente a reuniones, decisiones y proyectos estratégicos.

Requisitos del perfil

Formación académica

Técnico, Tecnólogo o Profesional en:

• Administración de Empresas.
• Asistencia Gerencial.
• Gestión Administrativa.
• Administración Ejecutiva.
• Negocios.
• Carreras administrativas o afines.

Experiencia

Mínimo 2 a 3 años de experiencia como Asistente de Gerencia, Asistente Ejecutiva o cargos similares. Indispensable haber trabajado directamente con Gerentes, Gerencia General o cargos de alta dirección.

Experiencia comprobable en:

• Manejo de agenda ejecutiva.
• Elaboración de informes.
• Elaboración de presentaciones.
• Coordinación de reuniones.
• Organización de viajes.
• Seguimiento de compromisos.
• Manejo de información confidencial.

Conocimientos técnicos

• Microsoft Office.
• PowerPoint intermedio o avanzado, indispensable para presentaciones ejecutivas.
• Excel intermedio.
• Word.
• Outlook.
• Manejo de calendarios y agendas digitales.
• Elaboración de informes ejecutivos.
• Redacción y ortografía.
• Gestión documental.
• Organización de viajes e itinerarios.
• Manejo de plataformas de videoconferencia.
• Deseable inglés, especialmente si la Gerencia realiza viajes internacionales.

Competencias clave

• Excelente organización.
• Atención al detalle.
• Confidencialidad y discreción.
• Comunicación asertiva.
• Excelente presentación personal y profesional.
• Proactividad.
• Capacidad de anticipación.
• Seguimiento y control.
• Manejo adecuado del tiempo.
• Capacidad para establecer prioridades.
• Adaptabilidad.
• Resolución de problemas.
• Trabajo bajo presión.
• Orientación al servicio.
• Alto nivel de responsabilidad.

Condiciones del cargo

Salario: A convenir según formación y experiencia Tipo de contrato: Indefinido.

-Requerimientos-

Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional 2 años de experiencia Conocimientos: Gestión de equipos, Microsoft excel, Organización Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide