Assistent manager

Als managementassistent ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat het managementteam optimaal kan functioneren en dat de dagelijkse werking vlot verloopt.

• Je biedt proactieve en coördinerende ondersteuning aan de algemeen manager en afdelingsmanagers.
• Je volgt projecten operationeel mee op en bewaakt deadlines.
• Je staat in voor het onthaal, administratieve taken en ondersteuning van de personeelsdienst.
• Je vormt de centrale spil in de interne communicatie tussen managers en medewerkers.
• Je verzorgt correspondentie, behandelt mails en telefoons, en maakt verslagen van vergaderingen.
• Je bouwt een professionele samenwerking uit met het managementteam, het directiecomité en de raad van bestuur.

Kortom: jij houdt de motor draaiende en zorgt ervoor dat iedereen kan focussen op zijn kerntaken.

Takenpakket (wordt geleidelijk opgebouwd):

Bij de start ligt de focus op onderstaande kernactiviteiten:

• Noteringen en agendapunten afwerken: Je controleert en leest de voorbereide agendapunten na, en zet deze accuraat in het notuleringsprogramma.
• Verslagen maken van managementmeetings: Je maakt duidelijke en beknopte vergaderverslagen aan de hand van een sjabloon in bulletpoints.
• Jaarverslag en jaarrekening afwerken: Je bewaakt de aanlevering van gegevens door collega’s, stuurt tijdig herinneringen, controleert de documenten op volledigheid en spelling, en houdt de deadlines in het oog.
• Bijzondere prestaties inputten: Je voert manueel de bijzondere prestaties van de arbeiders in het tikkingsysteem in.

Dit heb je nodig voor de job

Je bent een administratieve duizendpoot met een gezonde dosis enthousiasme. Structuur, discretie en professionaliteit kenmerken jou. Jij houdt steeds het overzicht en bent een echte teamplayer.

Wat verwachten wij van jou?

• Minimaal een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting
• Sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail
• Uitstekende kennis van het MS Office pakket en Office 365, vlotte omgang met digitale tools
• Administratief sterk: je werkt nauwkeurig, leest teksten foutloos na en zorgt dat documenten altijd goed verzorgd zijn
• Organisatorisch talent: je bewaart het overzicht, bewaakt deadlines en bent stressbestendig
• Discretie: je kan vertrouwelijke informatie met respect behandelen
• Zelfstandig én flexibel: je weet je taken goed te organiseren en schakelt makkelijk tussen verschillende projecten
• Klantgericht en communicatief: je werkt met een positieve ingesteldheid, communiceert vlot met collega's, management en externe partners
• Prioriteren: je hebt een scherp inzicht in wat belangrijk is en weet snel te schakelen als de situatie daarom vraagt