Managementsecretaresse

4.9 / 5

Vitens N.V. Managementsecretaresse

Functie

Functietitel: Managementsecretaresse M&O

Uren: 16 uur per week

Werkdagen en -locatie: Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag. De overige 4 uur kun je flexibel over de week verdelen. Hybride werken is mogelijk; op maandag wordt op kantoor gewerkt in verband met het MT.

Wat ga je doen?

• Beheren van de agenda van de Directeur M&O.
• Ondersteunen van het MT M&O bij secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Organiseren en plannen van vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops.
• Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom projecten, inclusief voorbereiden van projectoverleggen, verzamelen en verwerken van projectinformatie en verzorgen van stukken en rapportages.
• Verzorgen van communicatie rondom afdelingszaken, voornamelijk digitaal via bijvoorbeeld Teams, Outlook en SharePoint.
• Ondersteunen van het MT bij de voorbereiding en organisatie van afdelingsbijeenkomsten.
• Ondersteunen bij het inzichtelijk en overzichtelijk houden van M&O-projecten en lopende werkzaamheden.

Opdrachtresultaat

Je draagt bij aan optimale ontzorging van de Directeur M&O en het MT M&O door agenda's te beheren, afspraken en bijeenkomsten goed voor te bereiden en overzicht te bieden in lopende werkzaamheden en projecten. Omdat je binnen een HR-omgeving werkt, is zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie essentieel. Je kunt goed omgaan met hectiek en snel schakelen wanneer prioriteiten veranderen.

Wat breng je mee?

• Opleiding: MBO 4 werk- en denkniveau.
• Ervaring: Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol en specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
• Digitale vaardigheden en ervaring met programma's binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
• Goede planner en organisator; je stelt zelfstandig prioriteiten en houdt overzicht....