Projektassistenz (all gender)
Aufgabenbeschreibung:
Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
Veranstaltungsmanagement
Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
Pflege der Ablage/Dokumentation
Vorbereitung von Foliensätzen
Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links
Kenntnisse und Erfahrungen in:
oben genannten Aufgaben
abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
- Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)