Managementassistent Programmabureau

Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse, directieassistent of vergelijkbare ondersteunende functie. Ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directeuren, managers en/of bestuurders en het zelfstandig organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.

De opdracht

Voor een grote publieke organisatie in Rotterdam, actief binnen de haven-, industrie- en infrastructuuromgeving, zoeken wij een Managementassistent Programmabureau. Je ondersteunt een programmabureau dat een centrale rol speelt in de samenwerking tussen industrie, overheden, infrastructuurpartijen en andere organisaties rondom grote maatschappelijke en economische ontwikkelingen.

De functie

Je ondersteunt onder andere de directeur en een senior bestuurlijke functionaris. Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en zorgt dat vergaderingen en bestuurlijke overleggen goed worden voorbereid en georganiseerd. Je organiseert ook bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken. Daarnaast ondersteun je de communicatie vanuit het programmabureau.

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van afspraken.
• Zelfstandig afstemmen met interne en externe stakeholders.
• Organiseren en voorbereiden van directie- en bestuurlijke overleggen.
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en themasessies.
• Organiseren en ondersteunen van evenementen en werkbezoeken.
• Verzorgen en versturen van uitnodigingen.
• Bijhouden van deelnemersregistraties.
• Verzorgen van praktische en logistieke afstemming.
• Ondersteunen tijdens bijeenkomsten en evenementen.
• Opstellen van nieuwsberichten, uitnodigingen en andere communicatie-uitingen.
• Publiceren en actualiseren van informatie op de website.
• Ondersteunen van de algemene communicatie van het programmabureau.
• Signaleren waar werkzaamheden of processen slimmer en efficiënter kunnen.

Een tijdelijke functie voor 16 uur per week. Iedere dinsdag werk je 8 uur op locatie in Rotterdam; de overige uren kunnen in onderling overleg flexibel worden ingepland. Je krijgt veel eigen verantwoordelijkheid en denkt vooruit.

Solliciteren

Solliciteer via onze website. Vragen? Claudia Vromans: claudiavromans@officiumcvt.nl of 06 - 50 50 22 85.