Managementassistent

Over het bedrijf

Ben jij de spil die overzicht houdt, vooruitdenkt en organiseert? ObT is de dienstverlenende organisatie voor school- en welzijnsbesturen. Met ruim 100 medewerkers verzorgen wij voor meer dan 500 aangesloten scholen/instellingen de dienstverlening binnen de administratie- en advieswereld. Kenmerkend voor onze dienstverlening zijn deskundigheid, laagdrempeligheid en korte communicatielijnen. De ondersteuning van onze klanten bestaat enerzijds uit de uitvoering van financieel administratieve processen en anderzijds uit meer beleidsondersteunende processen, zoals planning & control (P&C) en personeel & organisatie (P&O).

Taken

Als managementassistent ondersteun je de directeur bij de dagelijkse werkzaamheden en ben je verantwoordelijk voor een soepel verloop van de secretariële en organisatorische processen. Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van mailbox, agenda's, plannen van afspraken en bewaken van actiepunten en deadlines.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief agenda, bijlagen, aandachtspunten, verslaglegging en opvolging van besluiten.
• Bijdragen aan het opstellen van beleidsnotities en rapportages en de coördinatie daarvan.
• Onderhouden van contacten met interne en externe relaties, waaronder de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht.
• Signaleren van knelpunten en het verbeteren van processen en procedures in je eigen vakgebied.
• Functionele aansturing van het secretariaat en de receptie (gezamenlijk ongeveer 5 medewerkers).

Vereisten

Je bent een ervaren en professionele ondersteuner die makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Je werkt nauwkeurig, bent servicegericht en behoudt ook onder druk het overzicht. Je durft initiatief te nemen, bent communicatief sterk en weet vertrouwelijke informatie zorgvuldig te behandelen.

Daarnaast beschik je over

• Een afgeronde opleiding op mbo+/hbo niveau, bij voorkeur in een secretariële richting.
• Kennis van besluitvormingsprocessen (Directie/Management, Onderne...