Assistenz der Geschäftsführung

Aufgaben

Kurzbeschreibung Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige und gut strukturierte Assistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position koordinieren Sie Termine und Aufgaben, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen. Sie behalten auch bei kurzfristigen Anforderungen den Überblick und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und offene Punkte zuverlässig bearbeitet werden.

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
• Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails, Nachrichten und Rückrufen
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsrunden, Mitarbeitergesprächen und weiteren internen Besprechungen
• Erstellung von Agenden, Gesprächszusammenfassungen, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen
• Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und delegierter Aufgaben
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement, insbesondere Sichtung von Unterlagen, Bewerberkommunikation und Terminabstimmung
• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungen
• Erstellung und Pflege von personalbezogenen Unterlagen, beispielsweise Arbeitszeugnissen und organisatorischen Checklisten
• Koordination und strukturierte Ablage von Verträgen, AGB, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und sonstigen Geschäftsunterlagen
• Kommunikation und Terminabstimmung mit Kanzleien, Behörden, Bildungsträgern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern
• Pflege von digitalen Ablage-, Aufgaben- und Kommunikationsstrukturen
• Unterstützung bei internen Projekten sowie bei der Dokumentation und Verbesserung organisatorischer Abläufe
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und schriftlichen Vorlagen
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Anforderungen

• Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
• Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint und Planner
• Bereitschaft, sich in weitere betriebliche Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten
• Interesse an Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit organisatorischer Eigenverantwortung
• Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege
• Ein modernes, digital unterstütztes Arbeitsumfeld
• Eine strukturierte Einarbeitung in die betrieblichen Abläufe
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung