assistant administratif (H/F)

Dans le cadre d'un renfort ponctuel, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour accompagner la Directrice de la filière Personnes Âgées et la Responsable de Filière dans la structuration, la coordination et le suivi des activités de la filière. Véritable appui opérationnel, vous contribuerez à fluidifier le fonctionnement quotidien de la filière en assurant la production documentaire, la création d'outils de suivi et la consolidation des informations remontées des établissements.

Vos tâches principales :

Assurer la production et la structuration des supports de la filière

• Préparer et mettre en forme les supports de présentation pour les réunions de filière et les différentes instances
• Rédiger les comptes-rendus associés et assurer leur diffusion dans les délais impartis
• Garantir l'archivage et la traçabilité des documents selon l'organisation définie
• Assurer le lien avec les services supports lorsque des actions ou retours sont nécessaires

Construire et suivre les outils de pilotage

• Créer, actualiser et diffuser des tableaux de suivi partagés avec les directeurs et responsables d'établissements
• Centraliser les informations transmises par les établissements, effectuer les relances nécessaires et consolider les données
• Structurer les remontées terrain afin de faciliter leur exploitation par la Responsable de Filière
• Veiller au classement et à l'organisation des documents dans les espaces partagés

Contribuer à l'amélioration des méthodes et outils de travail

• Participer à la création de gabarits, outils et supports facilitant le fonctionnement de la filière
• Contribuer à la formalisation de procédures et de modes opératoires
• Être force de proposition pour identifier des pistes d'amélioration continue et optimiser les pratiques