admin sales

Tujuan Posisi Admin Sales memastikan seluruh proses penjualan, mulai dari permintaan penawaran sampai pengiriman dan penagihan, berjalan rapi, akurat, dan tepat waktu. Peran ini mendukung tim sales agar fokus mencari dan menutup penjualan.

Tanggung Jawab Utama

1. Penawaran. Menyusun, memeriksa, dan mengirim penawaran harga (quotation) sesuai permintaan sales, lengkap dengan spesifikasi, harga, syarat pembayaran, dan masa berlaku.
2. Pesanan. Memproses Purchase Order (PO) dari pelanggan, memverifikasi kesesuaiannya dengan penawaran, dan membuat Sales Order.
3. Dokumen penjualan. Menyiapkan surat jalan, invoice, faktur pajak, dan dokumen pendukung lain, lalu mengirimkannya ke pelanggan dan tim keuangan.
4. Koordinasi internal. Menghubungkan sales dengan gudang, purchasing, logistik, teknisi, dan keuangan untuk memastikan ketersediaan barang, jadwal kirim, dan penagihan.
5. Data dan pelaporan. Memperbarui database pelanggan dan pipeline penjualan, serta menyusun laporan penjualan berkala.
6. Tindak lanjut pelanggan. Menjadi kontak administrasi pelanggan: status pesanan, pengiriman, dan tagihan.
7. Pengarsipan. Menyimpan dokumen penjualan secara tertib (fisik dan digital) agar mudah ditelusuri.

Tugas Rutin Harian

• Membalas permintaan penawaran dan menyiapkan quotation; memproses PO dan Sales Order; menerbitkan surat jalan dan invoice; memantau status pengiriman; memperbarui data pelanggan

Mingguan

• Memperbarui pipeline dan status penawaran bersama tim sales; menindaklanjuti penawaran yang belum direspons; rekap pesanan dan pengiriman; mengingatkan invoice jatuh tempo

Bulanan

• Menyusun laporan penjualan per produk, pelanggan, dan sales; rekonsiliasi invoice dengan keuangan; merapikan arsip dokumen; memeriksa kelengkapan data pelanggan

Kualifikasi

• Pendidikan minimal SMK/SMA
• Pengalaman 1 tahun di admin sales (Diutamakan), admin penjualan, atau admin penjualan perusahaan teknik/industri (fresh graduate dengan kemampuan kuat dipertimbangkan)
• Menguasai Microsoft Excel (rumus dasar, pivot table), Word, dan email; familiar dengan ERP atau software akuntansi menjadi nilai tambah

Kompetensi

• Teliti dan akurat dalam angka, spesifikasi, dan dokumen
• Komunikasi tertulis dan lisan yang baik, sopan, dan responsif
• Terorganisir dan mampu mengatur prioritas serta tenggat
• Mampu bekerja sama dengan tim sales, gudang, dan keuangan
• Memahami istilah teknis produk atau mau mempelajarinya dengan cepat
• Menjaga kerahasiaan data harga dan pelanggan
• Cepat dan Cekatan