Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

Über das Unternehmen

Das Landratsamt Kyffhäuserkreis beabsichtigt zum 01.01.2027 im Dezernat II die Stelle einer

Aufgaben

 Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats der Dezernatsleiterin, der Stabsstellen sowie in Vertretung für das Jugendamt und Sozialamt.

 Koordination des Schriftverkehrs, der Postbearbeitung, der Terminplanung und der Kommunikation mit Bürgern, Trägern, Institutionen und internen Fachbereichen.

 Verwaltung von Akten und Dokumenten einschließlich digitaler Post, Ablage, Archivierung, Digitalisierung sowie Unterstützung der Gremienarbeit.

 Organisation administrativer Abläufe, insbesondere Materialbeschaffung, Dienstreisen, Besprechungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsbetriebs.

 Informationsweitergabe an die einzelnen Bereiche sowie Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und der Umsetzung von Festlegungen aus Dienstberatungen.

 Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Dienstreisen, Besprechungen, Sitzungen und Ausschüssen einschließlich organisatorischer Betreuung, Protokollführung sowie Raumplanung.

 Verwaltung des Urlaubsplans sowie Vorbereitung und Ablage der Unterlagen für Beschäftigtengespräche.

 Eigenständige Bearbeitung und Verteilung eingehender Beschwerden sowie Erstellung von Reaktionsschreiben bei besonderen Anlässen und Vorkommnissen.

 Organisation repräsentativer Termine und Jubiläen in Abstimmung mit der Landrätin und dem Personalamt/Personalrat.

 Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit im Dienstgebäude sowie eigenständige Beschaffung fehlender Ausstattungs- und Arbeitsmittel.

Anforderungen

Was erwarten wir von Ihnen?  Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement

Einstellungsvoraussetzungen  Deutschkenntnisse auf dem Niveau mindestens C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)

Landratsamt Kyffhäuserkreis  Hohe Anforderung hinsichtlich Organisationsfähigkeit, Umsichtigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit

 Verhaltensneutral im Umgang mit extrem unterschiedlicher Klientel im Ressort Jugend und Soziales

Wir bieten

unbefristet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden zu besetzen. Die Vergütung soll nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst erfolgen.

 flexible und familiengerechte Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit)  30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche) und mögliche zusätzliche Gleitzeittage  tarifliche Jahressonderzahlung  vermögenswirksame Leistungen  eine attraktive betriebliche Zusatzversorgung  alternatives Entgeltanreizsystem (Gutscheinkarte)  Fahrradleasing  betriebliche Gesundheitsförderung  Unterstützung bei der Einarbeitung  sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten

Bewerbung

Für fachliche Fragen steht Ihnen zur Verfügung: Herr Lutze - 03632741 - 569

Sollten Sie Interesse an dieser Tätigkeit haben, so freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (mindestens Anschreiben, Lebenslauf sowie alle relevanten Zeugnisse/Zertifikate/Berufsabschlüsse) senden Sie bitte an das

Landratsamt Kyffhäuserkreis Personalamt Markt 8 99706 Sondershausen

oder bevorzugt per E-Mail an personalamt@kyffhaeuser.de. Die Dokumente sollen in einem zusammenhängenden PDF-Format vorliegen und die Gesamtgröße von 20 Megabyte nicht überschreiten. Unvollständige Bewerbungsunterlagen können im weiteren Bewerbungsverlauf keine Berücksichtigung finden. Die Bewerbungsfrist für diese Stelle endet am: 24.09.2026 Es wird darauf hingewiesen, dass eingereichte Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Unterlagen der nicht berücksichtigten

Sonstiges

Die Stelle ist für jeden gleichermaßen geeignet, unabhängig vom Geschlecht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach den gesetzlichen Bestimmungen des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.

Landratsamt Kyffhäuserkreis Bewerberinnen und Bewerber datenschutzgerecht vernichtet. Es wird gebeten, keine Originalunterlagen einzureichen. Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, insbesondere Reisekosten im Rahmen eines Auswahlgesprächs, können nicht erstattet werden. Mit der Abgabe der Bewerbung willigt der/die Bewerber/in (m/w/d) in eine Speicherung der personenbezogenen Daten während des Auswahlverfahrens ein. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich. Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie auf unserer Homepage unter: https://www.kyffhaeuser.de/datenschutz/ Gez. Antje Hochwind-Schneider Landrätin