Asistente Administrativa CAES

Objetivo del Puesto

Brindar apoyo administrativo y operativo a la gerencia y las diferentes áreas de la empresa, garantizando el adecuado control documental, la coordinación de actividades administrativas, la elaboración de reportes y la atención eficiente de los procesos internos para contribuir al buen funcionamiento de la organización.

Funciones y Responsabilidades

Administración General

• Brindar apoyo administrativo directo a la gerencia.
• Organizar, archivar y mantener actualizada la documentación física y digital.
• Elaborar cartas, memorandos, informes y documentos administrativos.
• Dar seguimiento a trámites administrativos internos y externos.
• Coordinar agendas, reuniones y actividades administrativas cuando sea requerido.
• Apoyar en la organización de eventos o reuniones corporativas.

Atención y Servicio

• Atender llamadas telefónicas y canalizarlas al área correspondiente.
• Recibir y atender visitantes, proveedores y clientes.
• Brindar apoyo en consultas administrativas internas.

Control Administrativo

• Elaborar reportes administrativos y de indicadores.
• Mantener actualizadas bases de datos y registros administrativos.
• Apoyar en el control y seguimiento de documentación.
• Administrar el archivo físico y digital de la empresa.

Inventarios y Compras

• Llevar el control del inventario de suministros de oficina.
• Gestionar solicitudes de compra de materiales administrativos.
• Dar seguimiento al abastecimiento oportuno de insumos.

Apoyo Operativo

• Coordinar el envío y recepción de documentación.
• Dar seguimiento a requerimientos administrativos entre departamentos.
• Apoyar en otras funciones administrativas asignadas por la gerencia.

Formación Académica

• Secretaria Bilingüe, Secretaria Ejecutiva o Perito Contador.
• Estudios universitarios en Administración de Empresas, Contaduría Pública o carrera afín (deseable).

Experiencia Requerida

• Mínimo 1 a 2 años en puestos similares.
• Experiencia brindando apoyo administrativo a gerencias.
• Atención y servicio al cliente.
• Manejo de archivo físico y digital.
• Elaboración de reportes administrativos.
• Control de inventarios de suministros.
• Coordinación de agendas y actividades administrativas.
• Experiencia realizando trámites administrativos.
• Manejo de caja chica
• Disponibilidad para trabajar de forma presencial.
• Residir preferentemente en zonas cercanas a Carretera a El Salvador.

Conocimientos Técnicos

• Microsoft Office (Excel, Word y Outlook) nivel intermedio.
• Elaboración de reportes administrativos.
• Redacción profesional.
• Manejo de archivos físicos y digitales.
• Control documental.
• Organización administrativa.
• Deseable conocimiento de Google Workspace.

-Requerimientos-

• Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
• 2 años de experiencia
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide