Secrétaire médical en cabinet privé - Ophtalmologie FR/ANGL H/F/X

Mission et tâches:

• Accueil téléphonique et physique de patients, médecins externes,délégués médicaux d'un service clinique et/ou laboratoire, accompagnants
• Contact téléphonique - prise de rendez-vous
• Gérer les prises de rendez-vous y compris à la sortie des consultations
• Encoder et vérifier les données administratives et mutualistes des patients
• Gérer la facturation électronique
• Gestion et responsabilité des payements de honoraires médicaux dans le respect des procédures
• Gestion d'agendas en ligne principalement .
• Gestion de l'urgence médicale . Capacité de réorganisation des rendez-vous si urgence ou absence d'un(e) ophtalmologue ou un (e) orthoptiste ou autre intervenant
• Gérer les mails
• Réalisation de tableaux Excel (encodage, formules, statistiques de base)
• Utilisation logiciel Word
• Écrire des courriers
• Utilisation de logiciel spécialisé en ophtalmologie pour lequel vous seriez formé( e)
• Gestion de stock de matériel
• Gestion de réception de colis ou courrier
• Gestion du planning des médecins en collaboration avec d'autres hôpitaux
• Gestion des dossiers patients
• Préparation et vérification des locaux avant l'arrivée des patients et en fin de journée.
• CESS (Études secondaire de préférence supérieur)obligatoire
• Savoir utiliser l'outil informatique
• Maitrise parfaite de la langue française
• Maitrise moyenne de l'anglais ( B2 minimum)
• Expérience obligatoire encabinet privé médical/ dentisterie
• (Toute expérience dans le secteur hospitalier ne sera prise en compte )
• Ponctualité
• Polyvalence/adaptation : structure en évolution + gestion de plusieurs tâches en même temps ( accueil des patients , répondre aux collaborateurs , gestion de l'agenda, livraisons de matériel , etc.)
• Être autonome (structure à échelle humaine).
• Excellente gestion du stress ( pics d'activités intenses ( appels simultanés , arrivée des patient(e)s, urgences à intégrer dans les plannings,..)
• Un CDD de 6 mois mi-temps ( 19H heures par semaine)
• possibilité d'évolution vers un contrat à durée indéterminée mi-temps ou temps plein selon l'activité du centre médicale qui est en pleine évolution.
• Horaires variables entre 7h45 et 18h
• Lundi - Mardi - Jeudi. Possibilité Samedi matin. (Peut varier un peu pendant les congés des collègues).
• Le remboursement d' UN abonnement SNCB - STIB - DE LIJN - TEC à. 100%
• Des checks-repas
• Prime d'attractivité de fin d'année à discuter
• Congés légaux de 4 semaines . 2 semaines de congés extra-légaux supplémentaires en cas de passage en contrat à durée indéterminée.
• Une atmosphère de travail bienveillante
• Direction à l'écoute. Réunion de feedback entre équipe de direction et équipe administrative régulière ( minimum tous les 2 mois)
• Utilisation de logiciel Trello pour organisation des tâches/projets et suivi
• Locaux agréables lumineux et bien équipés .
• Centre médical à échelle humaine
• Proche des transports en commun bus, gare de Calvoet , tram
• Possibilité de parking sur place mise à disposition gratuitement
• Commerces à proximité
• La possibilité de formations pour maintenir et développer les compétences du personnel
• Un encadrement de 2 semaines voir plus si besoin pour se familiariser avec les outils informatiques et le fonctionnement du cabinet