Référent Accueil F/H (REF 331)

RESPONSABILITÉS :

Activités du poste : Horaires : 7h-15h15 1/ Référent des agents de l'accueil : L'agent est le référent de l'administration à l'accueil. Son rôle est d'être le lien entre son N+1 et les étudiants sous contrat qui travaillent à l'accueil. Il n'a pas d'autorité hiérarchique, mais a un lien fonctionnel avec eux. 2/ Accueil des étudiants, du personnel de l'université et des extérieurs :

• Accueil physique et téléphonique, renseigner, orienter
• Procéder aux affichages nécessaires, actualiser les panneaux d'informations, diffuser les plaquettes d'informations
• Réceptionner le courrier, colis, papier, ..., et en faire le suivi.
• Réservations de salles de travail pour les étudiants et prêt de badges pour accéder aux salles voire réservation de salles de cours dans la limite des disponibilités.

3/ Soutien logistique de 1er niveau aux enseignants :

• Gérer les formalités d'accès aux salles de cours
• Prêt de badges aux enseignants vacataires
• Effectuer l'assistance d'urgence des matériels vidéo, audio et logistique
• Réaliser le suivi des prêts de matériel
• Assurer le conseil et l'assistance des utilisateurs dans l'utilisation des matériels audio-vidéo
• Faire remonter les divers dysfonctionnements aux services concernés,
• Assurer la distribution de consommables et de petits équipements (feutres, câbles etc...)

4 /Soutien aux formations en lien avec les secrétariats pédagogiques (Division de la Formation) :

• Quand les secrétariats pédagogiques sont fermés, l'accueil assure la permanence et cas de problème, il s'occupe des modifications nécessaires au bon déroulement des cours :
• Modification de réservation de salle,
• Information aux étudiants à l'accueil
• Remonter l'information aux secrétariats pédagogiques
• Délivrer des polycopiés aux étudiants
• Relayer les informations de la Division de la Formation.
• Assurer un soutien logistique aux personnes en situation de handicap.

5/ Référent Logistique du bâtiment : L'agent a la mission de vérifier l'état général du bâtiment et d'appoint logistique.

• Tous les matins il devra faire le tour du bâtiment et vérifier l'état général du bâtiment
• Remonter les divers dysfonctionnements (ménage, électricité, plomberie,...) à son N+1.
• Remplacement des piles des serrures Salto
• Soutien logistique aux évènements qui se déroulent dans le bâtiment.
• Il participe à l'entretien et à la logistique de 1er niveau du bâtiment
• Nettoyer les éléments de la salle de convivialité voire autre local (Fontaine à eau, Micro-ondes, machine à café).

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :

• Technique de Communication
• Technique d'accueil téléphonique et physique
• Technique d'élaboration de documents
• Connaissance du milieu Universitaire,
• Connaitre les principes de base des fonctionnaires

Savoir faire technique :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les personnes
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques

Savoirs comportementaux :

• Sens de l'organisation
• Sens relationnel
• Avoir un comportement neutre et équitable
• Travailler en autonomie