Chefassistenz (m/w/d)

Einleitung

Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele unterschiedliche Themen gleichzeitig zusammenkommen? Du arbeitest vorausschauend, absolut zuverlässig und diskret und hast Freude daran, anderen organisatorisch den Rücken freizuhalten?

Du bist sicher in der schriftlichen Kommunikation, kannst nach Diktat arbeiten und weißt, wie wichtig ein professioneller erster Eindruck gegenüber Besuchern und Geschäftspartnern ist?

Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Für unsere Geschäftsstelle am Baakenhafen suchen wir ab sofort eine erfahrene und engagierte Chefassistenz.

Als Chefassistenz bist Du eine zentrale organisatorische Schnittstelle. Du koordinierst Termine und Informationen, behältst Fristen und offene Vorgänge im Blick, unterstützt bei der Korrespondenz und sorgst gleichzeitig für einen professionellen Empfang unserer Gäste.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im gesamten Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Unterlagen sowie deren Vor- und Nachbereitung
• Erstellung und Bearbeitung von Briefen, E-Mails und sonstiger Korrespondenz, auch nach Diktat oder mündlicher Vorgabe
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie strukturierte Ablage und Dokumentation
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen sowie selbstständiges Nachhalten ausstehender Rückmeldungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, einschließlich Aufnahme und Weiterleitung ihrer Anliegen
• Organisation des Empfangs-, Büro- und Besprechungsbereichs sowie Unterstützung bei internen und externen Terminen
• Eigenständige Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben sowie Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen und Einrichtungen von SterniPark

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Verwaltung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherheit beim Schreiben nach Diktat sowie beim selbstständigen Formulieren von Schriftstücken
• ausgeprägtes Organisationsgeschick und ein gutes Gespür für Prioritäten
• sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel
• freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten
• Freude am Kontakt mit Besuchern und unterschiedlichen Ansprechpartnern
• hohe Diskretion und Loyalität
• Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
• eigenständiges und vorausschauendes Arbeiten

Besonders wichtig ist uns, dass Du mitdenkst: Du erkennst offene Punkte, behältst Fristen im Auge, fragst selbstständig nach und sorgst dafür, dass Vorgänge zuverlässig weiterbearbeitet werden

Unser Angebot

• Unbefristeter Arbeitsvertrag und Vergütung nach Tarif
• Premium-Deutschlandticket, E-Bike-Leasing und weitere attraktive Zusatzleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge und Sonderzuwendungen
• Mitarbeiterkonditionen für Krippen- und Kindergartenplätze
• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und Gestaltungsspielraum
• Ein modernes Arbeitsumfeld in der HafenCity

Weitere Informationen

Du findest Dich in der Stellenbeschreibung wieder? Dann freuen wir uns auf eine aussagekräftige Bewerbung, vorzugsweise per E-Mail, an: bewerbung@sternipark.de

Für Fragen stehen wir unter 040 431 874 - 55 zur Verfügung.

SterniPark Personalabteilung Baakenallee 35 20457 Hamburg

bewerbung@sternipark.de https://www.sternipark.de/