Admin Teknik
Job Description
Deskripsi Pekerjaan: Bertanggung jawab dalam mendukung kelancaran administrasi kegiatan operasional dan proyek, pengelolaan dokumen tender, serta proses pengadaan dan pembelian barang sesuai kebutuhan operasional.
Tanggung Jawab Utama:
- Administrasi Operasional
- Mengelola dan mengarsipkan dokumen operasional dan proyek secara rapi dan sistematis.
- Membuat laporan administrasi operasional secara berkala.
- Mengelola data karyawan/operator, absensi, jadwal kerja, dan dokumen pendukung operasional.
- Menyiapkan dokumen seperti BA, surat jalan, checklist, laporan kegiatan, dan dokumen administrasi lainnya.
- Melakukan koordinasi administrasi dengan tim operasional, supervisor, HSE, HR, dan pihak terkait.
- Memastikan dokumen operasional selalu lengkap, terbaru, dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
- Administrasi Tender
- Menyiapkan dan mengelola dokumen administrasi untuk kebutuhan tender dan quotation.
- Mengumpulkan dokumen legalitas perusahaan, dokumen teknis, pengalaman kerja, serta dokumen pendukung lainnya.
- Membantu menyiapkan dokumen penawaran sesuai persyaratan tender.
- Memastikan kelengkapan dan kesesuaian dokumen sebelum submission.
- Melakukan filing dan monitoring status dokumen tender.
- Berkoordinasi dengan tim terkait apabila terdapat permintaan revisi atau tambahan dokumen dari customer.
- Purchasing / Pengadaan Barang
- Menerima dan memproses permintaan pembelian barang dari tim operasional.
- Mencari dan membandingkan supplier/vendor berdasarkan harga, kualitas, ketersediaan, dan waktu pengiriman.
- Meminta quotation dan melakukan negosiasi harga dengan supplier apabila diperlukan.
- Membuat Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), atau dokumen pembelian sesuai prosedur perusahaan.
- Melakukan monitoring proses pembelian hingga barang diterima di lokasi.
- Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang dipesan.
- Mengelola dokumen pembelian seperti quotation, PO, invoice, surat jalan, dan bukti penerimaan barang.
- Berkoordinasi dengan Finance/Accounting terkait kelengkapan dokumen pembayaran vendor.
- Support Project & Operational
- Membantu kebutuhan administrasi proyek dari tahap persiapan hingga pelaksanaan.
- Melakukan monitoring kebutuhan material, spare part, APD, seragam, dan perlengkapan operasional.
- Membantu koordinasi pengiriman barang ke lokasi proyek.
- Menyusun laporan dan rekapitulasi biaya pembelian atau kebutuhan operasional.
- Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan operasional dan proyek.
Kualifikasi yang Disarankan:
- Minimal D3/S1 Administrasi, Teknik, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman sebagai Admin Teknik / Admin Project / Purchasing Admin / Operational Admin.
- Memahami administrasi proyek dan proses purchasing.
- Memiliki pengalaman menangani dokumen tender menjadi nilai tambah.
- Mampu menggunakan Microsoft Office, terutama Excel dan Word.
- Teliti, terorganisir, mampu bekerja dengan deadline, dan memiliki kemampuan komunikasi serta koordinasi yang baik.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
Skills: Communication, Customer Service, Microsoft Excel, Teamwork, Analytical Skills, Microsoft Word, Public Speaking, Administration, Presentation Skills, Microsoft Office