Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d)

Über unser Unternehmen:

Netversor ist ein wachsendes B2B IT- und Hosting-Unternehmen mit eigenen Rechenzentrumsinfrastrukturen und internationalen Kunden. Unter unserer Marke SIM-Networks entwickeln und betreiben wir leistungsfähige IT-Infrastrukturen, Dedicated Server sowie Public- und Private-Cloud-Lösungen.

Für unsere Geschäftsführung suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine verwaltet und

Aufgaben abarbeitet.

Wir suchen eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert,

priorisiert und Dinge selbstständig zum Abschluss bringt.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Entscheidungen vor und nach, hältst

Themen nach, koordinierst interne und externe Beteiligte und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft

nichts verloren geht.

Gerade in der ersten Phase gehört auch das operative Backoffice sowie ein Teil unserer HRAdministration

zu Deiner Verantwortung. Ziel ist jedoch ausdrücklich, ein Team aufzubauen, um diese

Aufgaben schrittweise abzugeben.

Wenn die Zusammenarbeit erfolgreich ist, erhältst Du nach der Probezeit die Möglichkeit, 1–2 weitere

Mitarbeiter für Backoffice und Personal aufzubauen und die Teamleitung dieses Bereichs zu

übernehmen.

Deine Aufgaben

Executive Assistance & Unterstützung der Geschäftsführung

Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung

Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen

Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen, Deadlines und offenen Themen

Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern

Strukturierung und Priorisierung eingehender Themen

Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen

Eigenständige Übernahme und Koordination von Sonderthemen und Projekten

Vorbereitung und Begleitung wichtiger Gespräche und Termine

Sicherstellen, dass Vereinbarungen tatsächlich umgesetzt werden und nicht in irgendeinem digitalen Bermudadreieck verschwinden übernehmen.

Organisation & Backoffice

In der ersten Phase übernimmst Du zusätzlich operative Verantwortung für unseren administrativen

Bereich:

Organisation und Weiterentwicklung interner Verwaltungsabläufe

Vertrags- und Dokumentenmanagement

Koordination von Reklamations-, Garantie- und Lieferantenfällen

Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Fachbereichen

Kommunikation mit internen Teams, Dienstleistern und Vertragspartnern

Aufbau klarer, digitaler und nachvollziehbarer Prozesse

HR & People Operations

Begleitung von Recruiting-Prozessen

Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern

Organisation von On- und Offboarding

Unterstützung der Geschäftsführung bei Personalthemen

Perspektivisch Aufbau und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams

Wen wir suchen

Du solltest bereits mehrere Jahre in einer verantwortungsvollen Rolle gearbeitet haben,beispielsweise als:

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung

Senior Management Assistant

Teamassistenz auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene

kaufmännische Leitung eines kleineren administrativen Bereichs

Senior Rolle im HR Bereich

Entscheidend ist für uns weniger Deine genaue Berufsbezeichnung als die Art, wie Du arbeitest.

Du passt besonders gut zu uns, wenn Du:

außergewöhnlich gut organisiert bist und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst

Aufgaben erkennst, bevor man sie Dir erklären muss

Informationen schnell erfassen, strukturieren und priorisieren kannst

Dinge konsequent nachhältst und zuverlässig zum Abschluss bringst

souverän mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern kommunizierst

vertrauliche Informationen absolut diskret behandelst

eigenständig Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs triffst

sehr sorgfältig arbeitest, ohne Dich in unwichtigen Details zu verlieren

Prozesse nicht einfach akzeptierst, sondern hinterfragst und verbesserst

digitale Tools selbstverständlich nutzt und eine hohe IT-Affinität mitbringst

Verantwortung suchst und nicht darauf wartest, dass Dir jede einzelne Aufgabe zugewiesen wird

Fachliche Voraussetzungen

Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in GF-Assistenz, Executive Assistance, Office Management oder einer vergleichbaren Position

Sehr gute kaufmännische Kenntnisse

Erfahrung mit administrativen HR-Prozessen

Sicherer Umgang mit Microsoft 365

Erfahrung mit digitalen Organisations- und Projektmanagementsystemen

Kenntnisse in Jira oder Confluence sind hilfreich, aber keine Voraussetzung

Deutsch auf muttersprachlichem bzw. C2-Niveau

Gutes Englisch in Wort und Schrift

Was Dich bei uns erwartet

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Du bist nah an Entscheidungen und bekommst Einblick in nahezu alle Bereiche des Unternehmens.

Echter Gestaltungsspielraum

Du sollst Abläufe nicht nur verwalten, sondern verbessern und eigene Strukturen schaffen.

Klare Entwicklungsperspektive

Bei erfolgreicher Zusammenarbeit kannst Du nach der Probezeit den Bereich Backoffice / People Operations personell ausbauen und dessen Leitung übernehmen.

Verantwortung statt Beschäftigungstherapie

Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig übernimmt und Ergebnisse produziert, nicht jemanden, der darauf wartet, beschäftigt zu werden.

Technologieorientiertes Umfeld

Du arbeitest in einem Unternehmen, in dem Digitalisierung nicht bedeutet, dass jemand ein Excel-Dokument auf SharePoint hochgeladen hat.

Kurze Entscheidungswege

Flache Strukturen und direkter Austausch mit der Geschäftsführung.

Unbefristete Festanstellung und attraktive Vergütung

Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Firmenhandy

Kostenlose Getränke und Snacks

Kostenlose Parkplätze

Regelmäßige Firmenevents

Arbeitsort Vor Ort & Homeoffice

Diese Position lebt von der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team und ist deshalb ausdrücklich keine überwiegende Remote-Stelle.

Während der Probezeit arbeiten wir grundsätzlich vor Ort an unserem Standort in Karlsruhe.

Nach erfolgreicher Probezeit sind in der Regel 1–2 Homeoffice-Tage pro Woche möglich.

Insbesondere während des Aufbaus des Backoffice-/HR-Bereichs ist uns eine hohe Präsenz vor Ort wichtig.

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, relevante Zeugnisse, Gehaltsvorstellung

Ansprechpartner: Isabel Anglett

Telefonnummer: +49 721 909 880 0