Office-Manager*in (m/w/d) – Empfang & Kundenservice

Über das Unternehmen

Wir sind ein Handwerksbetrieb aus Hameln mit Schwerpunkt auf Wärmepumpen, Heizungsmodernisierung und Klimatechnik. Im Büro laufen Kundenanfragen, Baustellenrückfragen und organisatorische Themen zusammen. Du hilfst dabei, daraus einen übersichtlichen und verbindlichen Ablauf zu machen.

Aufgaben

Bei Miro Haustechnik bist du eine erste Anlaufstelle für Kunden, Besucher und unser Team. Du nimmst Anliegen auf, organisierst nächste Schritte und sorgst dafür, dass Informationen und Rückmeldungen bei den richtigen Menschen ankommen.

Darum kümmerst du dich

• Telefon und Empfang: Du begrüßt Menschen freundlich, hörst aufmerksam zu und erfasst Anliegen so, dass die zuständigen Kollegen damit weiterarbeiten können.
• Rückmeldungen organisieren: Du vereinbarst Rückrufe, ordnest Anfragen zu und hältst nach, ob zugesagte Antworten und nächste Schritte erfolgt sind.
• Termine und Informationen koordinieren: Du pflegst Übersichten, bereitest Informationen vor und stimmst organisatorische Fragen mit Büro, Projektleitung und Geschäftsführung ab.
• Verbindlichkeit schaffen: Du fragst bei offenen Zusagen nach, sprichst Prioritätskonflikte klar an und holst Entscheidungen ein – auch gegenüber Führungskräften.
• Ruhe bewahren: Du bleibst auch bei unzufriedenen Kunden oder mehreren gleichzeitigen Anliegen freundlich und klar. Fachliche Fragen und schwierige Fälle gibst du gezielt an die Verantwortlichen weiter.
• Büroalltag verbessern: Du erkennst wiederkehrende Probleme und hilfst mit, einfache, verlässliche Abläufe aufzubauen.

Dein Einstieg Du lernst unsere Ansprechpartner, Leistungen und Abläufe kennen. Gemeinsam klären wir, welche Anliegen du selbst lösen kannst und wann du Unterstützung holst. Dein Ziel: Kunden fühlen sich gut aufgehoben, Anfragen gehen nicht verloren und zugesagte Rückmeldungen werden nachgehalten.

Anforderungen

Freundlich am Telefon. Klar in der Organisation. Verbindlich im Team.

Du hörst gut zu, behältst auch bei mehreren Anrufen den Überblick und fragst freundlich nach, bis eine Sache geklärt ist? Du kannst Menschen willkommen heißen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Absprachen eingehalten werden? Dann möchten wir dich kennenlernen.

Du hast Erfahrung im Empfang, Kundenservice, in der Büroorganisation oder einer vergleichbaren Tätigkeit mit viel Menschenkontakt. Auch Erfahrung aus Hotellerie, Praxisorganisation oder anderen Servicebereichen kann gut passen.

Du formulierst am Telefon und schriftlich klar und freundlich auf Deutsch, arbeitest sicher mit E-Mail, Kalender und digitalen Übersichten und kannst Wichtiges von Dringendem unterscheiden. Du fragst selbstbewusst nach und bleibst respektvoll, wenn es hektisch wird. Eine technische Ausbildung ist nicht erforderlich; Interesse am Handwerk und Lernbereitschaft sind willkommen.

Wir bieten

• 36.000–44.000 Euro brutto/Jahr bei 40 Wochenstunden und eine unbefristete Stelle.
• Eine Aufgabe mit direktem Kundenkontakt und sichtbarem Einfluss auf unseren Büroalltag.
• Kurze Wege zur Geschäftsführung und die Möglichkeit, Organisation und Kundenkommunikation mitzugestalten.
• Digitale Arbeitsmittel, rollenbezogene Weiterbildung und fachlichen Austausch mit den Kollegen.
• EGYM Wellpass und Dienstrad-Leasing.

Bewerbung

Schick deinen Lebenslauf oder zunächst eine kurze Nachricht an hallo@miro-haustechnik.de, Betreff „Bewerbung Office-Management“. Ein aufwendiges Anschreiben brauchst du nicht. Für Fragen erreichst du uns unter 05151 994899-9. Sag uns gern auch, wo du auf die Stelle aufmerksam geworden bist.

Sonstiges

40 Stunden/Woche · unbefristet · Arbeitsplatz vor Ort in Hameln 36.000–44.000 Euro brutto/Jahr, abhängig von relevanter Erfahrung und Qualifikation