Secrétaire administratif / administrative (H/F)
Description du poste :Tâches :GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE- Accueil téléphonique et physique : clients/commerciaux/transporteurs/chauffeurs: renseignements Calcul des devis- Gestion du courrier entrant et sortant- Prise de commande transférée au planning- Gestion de la caisse et des règlements comptants- Gestion des code-articlesRH- Gestion de la badgeuse KELIO, vérification pointage des heures, primes, suivi des absences Gestion et suivi des salaries avec le siège et des demandes des salariés : CP, permis, avances Gestion administrative des intérimairesEXPLOITATION- Gestion des tableaux de suivi- Gestion des EPI- Envoi de produits pour analyse au laboratoire- Gestion administrative des livraisons et chauffeurs- Gestion administrative de la maintenance des machinesBASCULE- Gestion quotidienne du pont bascule PRECIA (entre 1 et 2 heures par jour) : entrées/sorties de camion, suivi et modification de bon de pesée, création client/chantier/produit/transporteur Remplacement des agents du pont bascule quand ils sont absents- Suivi des encours commandes avec les BLs- Gestion à distance d'un site secondaire à Fresnes : contrôle des passagesCOMMERCE- Accompagnement administratif de la relation commerciale et des devisFACTURATION- Création client/chantier/produit Gestion des tarifs et de la base client- Rapprochement et vérification des données (proposition de prix, BLs, bons de commandes, planning Réalisation des tableaux préparatoires clients/article pour facturation- Logiciel CEGID/QUADRA: saisie des devis, factures, avoirs. Facturation mensuelle (250/300 factures Mise sous plis ou envoi par dématérialisation- Transfert de la facturation en comptabilité- Réalisation tableaux de synthèse commerciaux (ventes, flux, matériaux sous Excel- Suivi des encours clients : transmission des informations client pour les relances clients au siègeFOURNISSEURS- Réception, vérification, rapprochement BL/factures- Gestion de la relation administrative avec les fournisseurs, des litiges qualité et éventuels avoirRattachement Responsable du site pour la partie opérationnelle- Le directeur financier pour la partie administrative et financièreCompétences requises Pack officeQualités requises Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning- Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs- Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différentsDescription du profil Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents