dossierbeheerder syndic

Voor een kantoor te Zottegem zijn we dringend opzoek naar een dossierbeheerder.

Een dossierbeheerder syndic is verantwoordelijk voor het administratieve, financiële en organisatorische beheer van mede-eigendommen (appartementsgebouwen) namens de syndicus. De functie combineert administratie, klantencontact en coördinatie.

De taken zijn allround en zullen gevarieerd zijn:

• Administratief beheer

• Opvolgen van dossiers van appartementsgebouwen.
• Voorbereiden van documenten voor algemene vergaderingen.
• Opstellen en versturen van verslagen en brieven.
• Beheren van contracten met leveranciers en dienstverleners.

• Communicatie

• Aanspreekpunt voor mede-eigenaars, huurders en leveranciers.
• Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail.
• Opvolgen van meldingen en klachten.

• Financiële opvolging

• Opvolgen van facturen en betalingen.
• Voorbereiden van afrekeningen en budgetten (vaak in samenwerking met een boekhouder).
• Controleren van kosten en offertes.

• Technische coördinatie

• Inplannen en opvolgen van onderhouds- en herstellingswerken.
• Contact onderhouden met aannemers en technische firma's.
• Opvolgen van schadegevallen en verzekeringsdossiers.

• Vergaderingen

• Voorbereiden van de algemene vergadering.
• Uitvoeren en opvolgen van de genomen beslissingen.
• Soms aanwezig zijn tijdens avondvergaderingen.

Je bent:

• sterk georganiseerd en nauwkeurig werkt;
• communicatief en klantgericht is;
• goed kan plannen en prioriteiten stellen;
• stressbestendig is;
• vlot overweg kan met MS Office en administratieve software;
• bij voorkeur een eerste ervaring heeft in vastgoed, administratie of klantenbeheer.
• In het bezit van een rijbewijs en eigen wagen.