Chargé de Gestion Administrative et Financière DAVA - H/F (H/F)
Finalité :
- Assurer l'ensemble des opérations administratives et financières liées à l'organisation des jurys VAE (70%)
- Assurer les opérations administratives et financières de l'accompagnement des bénéficiaires VAE (30%)
Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie B
Résidence administrative : IFPRA, Mont-Saint-Aignan
Missions principales :
Gestion administrative de l'organisation des jurys VAE
- Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d'inscription, les préparation jury
- Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi
- Mise à jour des dossiers candidats
- Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d'inspection et DDFPT
- Élaborer les convocations et ordres de mission
- Établir les documents légaux d'examen selon les exigences de la DEC
- Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord
- Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae
- Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes
- Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l'archivage des pièces comptables
- Travailler sur l'amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA
Suivi financier de l'organisation des jurys VAE
- Devis Conventions de prestations
- Service fait et vérification des factures
- Saisie des factures
- Demande de paiement
Suivi financier des conventions d'accompagnement en fonction des besoins du service
Relations hiérarchiques :
Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA.
Particularités fonctionnelles :
En dehors des périodes d'organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé.
Connaissances :
- Connaissance de la VAE
- Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale
- Notions sur la réglementation financière
Profil professionnel :
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Bonnes capacités relationnelles
- Capacité d'adaptation
- Rigueur et méthode
- Discrétion professionnelle
- Aptitudes à travailler en équipe
Compétences opérationnelles :
- Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales
- Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique
- Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l'institution