Assistant de gestion (F/H) (H/F)
Suite à un départ à la retraite, nous recrutons : Un Assistant/Une Assistante de gestion F/H Poste en CDI, à temps plein, à pourvoir dès que possible. Poste basé au Siège à Villeurbanne (accessibilité métro A/ tram T3 - arrêt Vaulx-en-Velin La Soie, piste cyclable, .)
Vous aimez organiser, suivre, fiabiliser et exploiter des données ?
Rejoignez notre service Vie et Amélioration du Patrimoine (VAP), et contribuez, grâce à vos compétences administratives et informatiques, à la gestion près de 50 contrats d'entretien et de maintenance (ascenseurs, espaces verts, chaudières, VMC, désinsectisation, etc), qui participent chaque jour à la qualité de vie de nos locataires.
Intégré(e) à une équipe de 12 collaborateurs et en binôme avec un(e) autre assistant(e), vous assurez le suivi administratif, financier et informatique des contrats, marchés publics et commandes, spécifiquement pour les pôles « énergie / chauffage » et « résidences spécialisées » (exemple : CCAS, Crous, Forum réfugiés.).
Vos missions Assurer la gestion administrative des contrats d'entretien et de chauffage collectif :
- Saisir et suivre informatiquement les contrats : gestion administrative, enregistrement des avenants, saisi des marchés accord cadre à bons de commandes, des bordereaux de prix unitaires, des marchés 3 devis.
- Déposer les documents correspondants aux différentes étapes de la vie des contrats, marchés, commandes.
- Créer les bons de commandes adéquats
- Mettre à jour les indices-index du bâtiment
- Mettre en place et suivre les différents tableaux de bord de la facturation
- Enregistrer les factures et contrôler la bonne facturation
- Créer les bons de commandes
Être référent(e) sur notre logiciel Ikos (ERP)
- Création et modifications des bons de commandes ou autres besoins administratifs
- Proposer des procédures adaptées aux modules utilisés par le service
- Venir en soutien aux membres du service : résolution des points bloquants, difficultés rencontrées, propositions d'amélioration.
- Participation au groupe de travail sur l'amélioration et la suite à donner à l'outil.