Projectcoördinator a

4.9 / 5

HR - Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat Projectcoördinator A

Functieomschrijving

Je bent verantwoordelijk voor de regie op aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de programmadirectie en vanuit sectorpartijen, en bewaakt de kwaliteit van het toets- en rapportageproces. Je doet proactief voorstellen om het aanleverproces te verbeteren en voert deze uit. Je structureert veel informatie overzichtelijk en bewaakt de actualiteit ervan. Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en registreren. Daarnaast stel je zelfstandig agenda's, correspondentie, notities en verslagen op en ondersteunt je de vergadereffectiviteit door het overzicht te houden over acties en opvolging.

Belangrijkste taken

• Coördineren: Afstemmen en organiseren van activiteiten, mensen, middelen en informatie zodat voorbereidingen soepel en efficiënt verlopen; signaleren en sturen van procesoptimalisaties en verbeterideeën; verbinding leggen tussen acties en afspraken binnen diverse sectorpartijen en opdrachtgever(s).
• Procesbewaking / Toetsproces / Rapportageproces: Bewaken dat het team zich aan planningen houdt; indien nodig bepalen hoe planning wel gehaald kan worden en afwijkingen goed motiveren; coördinerende rol in het toetsproces en bewaken van (proces)planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing.
• Registreren / Administreren: Structureren en systematisch vastleggen van gegevens, communicatie, besluiten en documentatie voor transparantie, verantwoording en terugvindbaarheid; toezien op naleving van archiveringsregels.
• Documentreview en feedback: Zelfstandig een eerste reviewslag uitvoeren in documentatie en feedback terugkoppelen voordat stukken bij de Manager Programmabeheersing komen.
• Vergader- en actiemanagement: Opstellen van agenda's en verslagen, ondersteunen van vergadereffectiviteit en bijhouden van acties en opvolging.
• Netwerken en teamverbinding: Fun...