Admin Production & Operations

Your tasks

Admin Operations| Production Operations Division Du Anyam mencari individu yang teliti, proaktif, terorganisir, dan memiliki kemauan untuk belajar untuk mendukung kelancaran operasional produksi dan pengiriman barang. Posisi ini bertanggung jawab untuk menjalankan administrasi operasional sehari-hari, memastikan seluruh data dan transaksi tercatat dengan benar di dalam sistem, serta menindaklanjuti kebutuhan operasional dan permintaan dari divisi lain agar dapat diselesaikan secara tepat waktu.

Tanggung Jawab

• Input Data dan Administrasi Sistem: Memasukkan dan memperbarui data ketersediaan bahan baku, penggunaan bahan baku, progres produksi, hasil QC, stok produk jadi, dan pengiriman barang ke dalam sistem secara akurat dan tepat waktu.
• Administrasi Pergerakan Barang: Memproses dan mendokumentasikan penerimaan, perpindahan, penggunaan, serta pengeluaran barang sesuai prosedur yang berlaku.
• Koordinasi Kebutuhan Pengiriman: Menindaklanjuti kebutuhan pengiriman barang ke Customer dan kebutuhan pengiriman barang dan dokumen dari divisi lain, termasuk memastikan kesiapan produk, packing, dokumen, dan koordinasi dengan tim terkait agar pengiriman berjalan sesuai jadwal.
• Penanganan Permintaan Operasional: Memeriksa email secara rutin untuk mengidentifikasi permintaan, instruksi, dan kebutuhan operasional dari divisi lain, kemudian memproses atau mengoordinasikan tindak lanjutnya hingga selesai.
• Koordinasi Antar Divisi: Berkoordinasi dengan tim Procurement, Production, QC, Inventory & Warehouse, Sales, dan divisi terkait untuk memastikan kebutuhan data, barang, dan dokumen tersedia sesuai kebutuhan operasional.
• Pengecekan dan Rekonsiliasi Data: Memeriksa kesesuaian data dalam sistem dengan dokumen dan informasi dari tim terkait, serta melakukan koreksi atau tindak lanjut jika ditemukan ketidaksesuaian.
• Penyelesaian Kendala: Mengidentifikasi kendala administrasi dan operasional, mengambil tindakan sesuai kewenangan, serta berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan masalah diselesaikan.
• Dokumentasi dan Pelaporan: Menyiapkan rekapitulasi data, laporan operasional, dan dokumen pendukung sesuai kebutuhan serta tenggat waktu yang ditentukan.
• Pengarsipan Dokumen: Memastikan seluruh dokumen dan bukti transaksi tersimpan secara sistematis dan mudah ditelusuri.

Requirements

Kualifikasi

• Minimal pendidikan D3/S1 di bidang Administrasi, Manajemen, Logistik, atau bidang terkait menjadi nilai tambah.
• Pengalaman minimal 3- 5 tahun di bidang administrasi operasional, produksi, inventory, atau logistik.
• Mampu menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets serta bersedia mempelajari dan menggunakan sistem operasional perusahaan.
• Teliti, disiplin, terorganisir, dan memiliki perhatian tinggi terhadap akurasi data.
• Proaktif dalam memeriksa email, merespons permintaan, dan menindaklanjuti pekerjaan hingga selesai.
• Memiliki kemampuan koordinasi, komunikasi, dan problem solving yang baik.
• Memiliki kemauan untuk belajar, menerima masukan, dan memperbaiki cara kerja.
• Mampu menentukan prioritas, bekerja dengan tenggat waktu, dan menangani beberapa permintaan operasional secara bersamaan.
• Memiliki rasa tanggung jawab dan tidak menunggu instruksi untuk menindaklanjuti pekerjaan yang sudah menjadi tanggung jawabnya.