BÜROASSISTENZ & BÜROMANAGEMENT (M/W/D)

Die VILA-Gruppe ist ein breit aufgestelltes und leistungsfähiges Projektentwicklungs- und Bauträgerunternehmen mit dem Fokus auf Wohn- und Ferienimmobilien in deutschen Topstandorten. Der Schwerpunkt liegt in der Projektierung, Vermarktung und baulichen Ausführung von innovativen und hochwertigen Neubauprojekten in Metropolregionen wie Hamburg und Dresden sowie an der Ostseeküste. Weiterhin erwirbt und entwickelt die Unternehmensgruppe im gesamten Bundesgebiet Bestandsimmobilien für das eigene Portfolio oder für die Weiterveräußerung. Die Vermarktung der Bestands- und Neubauimmobilien erfolgt, größtenteils durch interne und externe Vermarktungspartner, an private und institutionelle Investoren. Unseren Kunden und Geschäftspartnern begegnen wir dabei stets auf Augenhöhe.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement . Sollten Sie eine Leidenschaft für die Immobilienbranche haben, unsere Werte und Motivation teilen und sich in einer unterstützenden, verantwortungsvollen Rolle wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Schwerpunkt im Arbeitsalltag

Als zentrale Ansprechperson im Büroalltag unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung sowie die Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern

Prüfung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Unterstützung beim Zahlungscontrolling

Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Mitwirkung bei Jahresabschlussarbeiten

Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs

Telefonzentrale sowie Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern

Koordination von Kundenterminen, Besichtigungen, Abnahmen und Notarterminen

Organisation von Geschäftsreisen sowie Fuhrparkmanagement

Allgemeine Büroorganisation und administrative Verwaltungstätigkeiten

Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Unterstützung bei internen Prozessen

Ihre Qualifikation

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation

erste Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich; Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise

ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit

freundliches, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke

Teamgeist, Diskretion und Loyalität

Freude an einer vielseitigen Tätigkeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern

Es erwartet Sie bei uns

ein engagiertes, kollegiales und wachstumsorientiertes Team

eine dynamische, kooperative und wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen

ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

eine attraktive, leistungsgerechte Vergütung

individuelle Weiterbildungsangebote durch externe Seminarangebote

eine betriebliche Altersvorsorge

subventionierte Firmenmitgliedschaften (z. B. Urban Sports Club)

gemeinsame Teamevents – wir feiern unsere Erfolge und organisieren regelmäßige Teamaktivitäten

Bio-Obst sowie Kalt- und Heißgetränke kostenfrei – selbstverständlich

Weitere Informationen

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Beifügung der vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) sowie unter Angabe Ihres gewünschten Einstiegsdatums und Ihrer Gehaltsvorstellung.