Kaufmann/-frau - Büromanagement

Graz, Vollzeit

Zu Ihren Aufgaben zählen:

• Zentrale Schnittstelle in der Abteilung Schloss Eggenberg und Alte Galerie
• Büroorganisation und Assistenztätigkeit zur Unterstützung der Abteilungsleitung
• Zentrale Ansprechperson für das Reinigungsteam und Koordinator*in sämtlicher Reinigungsmaßnahmen für den gesamten Standort
• Ganzheitliche Organisation sowie Betreuung von internen und externen Veranstaltungen (Aktionstage, Konzertveranstaltungen, Trauungen)
• Verwaltung des Termin- und Veranstaltungskalenders sowie Raumbuchungen
• Abwicklung von Gesprächsterminen und Sitzungen inklusive Protokollierung
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und Anfragen aller Art (z. B. Gästeauskünfte, Standesamt der Stadt Graz, Drehgenehmigungen)
• Bestellwesen, Beauftragungen und Kostenmanagement
• Betreuung der Handkassa, Kreditkartenabrechnung, Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie interne Leistungsverrechnung
• Administration und Betreuung von Dienstreisen und der Zeiterfassung
• Pflege der CRM-Kontakte und Datenbanken

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokraft (m/w/d) oder im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Organisation, Projektmanagement und/oder Assistenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse und rhetorische Fähigkeiten in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• Kenntnisse im Umgang mit CRM-Programmen wünschenswert
• Bereitschaft zum proaktiven, bereichsübergreifenden und flexiblen Arbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, strukturiertes Arbeiten und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Freundliches Auftreten, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit

Das bieten wir Ihnen:

• Einen Arbeitsplatz in einem UNESCO-Weltkulturerbe
• Einen großen Spielraum beim Einbringen und Umsetzen von Ideen sowie Raum für Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Ein breit gefächertes Schulungs- und Fortbildungsangebot: national sowie bei Interesse auch international im Netzwerk der größten europäischen Schlösserverwaltungen (European Royal Residences)
• Kostenfreie Teilnahme an vielfältigen Maßnahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung
• Einen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad sehr gut erreichbaren Arbeitsplatz
• Flexible Arbeitszeit
• Eine bezahlte Mittagspause von 30 Minuten täglich (bei mindestens 6 Stunden Arbeitszeit pro Tag)
• Zahlreiche Mitarbeiter*innen-Vergünstigungen und -Rabatte
• Zusätzlich zum Jahresurlaub bezahlte arbeitsfreie Tage (24. Dezember, 31. Dezember, Karfreitag, Teilnahme am Stiftungstag zur Gründung des Universalmuseums Joanneum, Bildungs- bzw. Sozialtag für Weiter- und Teambildung)

Als Gesellschaft des Landes Steiermark bieten wir Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit und Stabilität. Abhängig von Ihren anrechenbaren Vordienstzeiten ist diese Stelle entsprechend unserer Gehaltsordnung mit mindestens € 2.400,00 brutto/Monat bis 2.766,00 brutto/Monat (14 x p. a.) auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung dotiert.

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Ihnen gefällt dieser Aufgabenbereich? Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!

Wenn Sie Freude an diesem vielfältigen Arbeitsumfeld und Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit haben, dann lassen Sie uns bis spätestens 30. September 2026 bei laufender Stellenvergabe Ihre Bewerbungsunterlagen inklusive Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse über unser Online-Bewerbungsportal unter folgendem Link zukommen:

https://www.museum-joanneum.at/ueber-uns/arbeiten-im-joanneum/office-managerin-fuer-die-abteilung-schloss-eggenberg-und-alte-galerie

Ihre Ansprechperson:

Brigitta Wagner-Ginzinger, MBA

personalentwicklung@museum-joanneum.at