Analista Administrativo Operacional

Objetivo do Cargo Executar, acompanhar e controlar atividades administrativas e operacionais relacionadas à estrutura física, manutenção, prestadores de serviços, patrimônio, frota, acessos e atendimento às unidades da empresa, garantindo o atendimento das demandas internas, a organização dos recursos e a continuidade das operações administrativas.

Principais Responsabilidades e Atividades

• Realizar atendimento às demandas administrativas dos colaboradores e setores internos, identificando necessidades e direcionando as solicitações aos responsáveis;
• Receber e acompanhar prestadores de serviços, principalmente para realização de visitas técnicas, levantamentos e elaboração de cotações, incluindo demandas que necessitem de avaliação física do local;

• Realizar pesquisas e cotações de produtos, materiais, insumos e serviços, inclusive por meio de plataformas de compras online, buscando melhor relação entre custo, qualidade e prazo;
• Acompanhar a contratação e execução de serviços administrativos, prediais e de manutenção, tais como dedetização, obras, manutenção de ar-condicionado, serviços hidráulicos, elétricos e demais necessidades estruturais;

• Realizar o acompanhamento das manutenções obrigatórias e preventivas relacionadas às exigências administrativas e de qualidade, mantendo controle dos prazos e serviços realizados;
• Receber, registrar e acompanhar solicitações de compra de materiais e insumos de escritório para a unidade de Goiás e demais filiais/empresas, incluindo MG, MT, MS, DF e SP;

• Apoiar as unidades e filiais na resolução e acompanhamento de demandas administrativas, garantindo o direcionamento adequado das solicitações;
• Acompanhar a execução e conclusão dos serviços contratados, realizando o pós-obra/pós-serviço, verificando a entrega, qualidade e eventuais pendências;

• Controlar a utilização e os acessos ao estacionamento, mantendo os registros necessários e apoiando na organização das vagas;
• Apoiar o controle de acessos físicos e sistemas de acesso às unidades, em conjunto com a área de Tecnologia da Informação;

• Apoiar o controle e organização da documentação relacionada a sinistros, garantindo o correto arquivamento e encaminhamento das informações às áreas responsáveis;
• Apoiar a organização, classificação e manutenção do arquivo físico/morto, incluindo a digitalização e o escaneamento de documentos quando necessário;

• Apoiar o agendamento e acompanhamento das manutenções preventivas e corretivas da frota, mantendo controle sobre revisões, serviços e prazos;
• Identificar, registrar e acompanhar multas relacionadas à frota, realizando o direcionamento e encaminhamento das informações aos respectivos responsáveis para as providências necessárias;

• Apoiar o controle de bens patrimoniais, realizando conferências, registros, movimentações e atualização das informações quando necessário;
• Manter atualizadas as planilhas e controles administrativos, incluindo controles de aplicativos, contratos, serviços, fornecedores, manutenções e demais recursos sob responsabilidade da área;

• Acompanhar as dependências e pendências dos diferentes setores, realizando follow-up das solicitações administrativas até sua conclusão;
• Manter comunicação constante com fornecedores, prestadores de serviços, colaboradores e responsáveis das filiais para garantir o andamento das demandas;

• Organizar documentos, comprovantes, orçamentos e registros relacionados aos serviços e compras realizados;
• Apoiar a identificação de necessidades de manutenção, melhorias e adequações nas estruturas físicas das unidades;

• Zelar pela organização dos controles administrativos, cumprimento de prazos e qualidade das entregas;
• Elaborar e atualizar relatórios e indicadores operacionais da área, sempre que solicitado;

• Cumprir as políticas, procedimentos, normas internas e requisitos de qualidade aplicáveis às atividades administrativas e operacionais.

Interface com outras áreas Atua de forma integrada com RH, TI, Financeiro, Compras, Qualidade, Logística, gestores das áreas e responsáveis pelas filiais, além de fornecedores e prestadores de serviços externos.

Principais controles da função

• Controle de fornecedores e prestadores;
• Controle de cotações e compras;

• Controle de manutenções prediais;
• Controle de estacionamento;

• Controle de acessos;
• Controle de frota e multas;

• Controle patrimonial;
• Controle de documentos e sinistros;

• Controle de aplicativos;
• Controle de demandas e pendências administrativas;

• Controle de arquivos físicos e digitalizados Beneficios . Vale Alimentação 694,40

. Auxilio Combustivel 694,40

. Plano de Saúde Bradesco (após a experiência)

. Plano Odontologico Bradesco (após a experiência)

. Avus

. WellHub

. StarBem

. Day Off