Office Manager / Facilities Coordinator (m/w/d) in Hamburg
Einleitung
Wir suchen eine n engagierte n Office Manager / Facility Coordinator (m/w/d) , der/die unser Büro mit Herz, Organisationstalent und serviceorientiertem Denken betreut. In dieser Rolle sorgen Sie dafür, dass unser Standort reibungslos funktioniert, einladend wirkt und ein sicherer Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden ist. Sie sind erste Anlaufstelle für Kolleg innen, Besucher innen und externe Dienstleister – und tragen maßgeblich zu einem professionellen und angenehmen Arbeitsumfeld bei.
Ihre Aufgaben
Empfang & Office Management
Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern
Verwaltung des Empfangsbereichs sowie Koordination von Post, Lieferungen und Kurieren
Sicherstellen eines ordentlichen, professionellen Büro- und Meetingraum-Umfeldes
Organisation und Durchführung von Büroführungen für neue Mitarbeitende
Dokumentenmanagement sowie Erstellung und Verwaltung von Bestellungen (POs)
Verwaltung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und Getränken
Administrative Unterstützung
Vorbereitung und Kommunikation interner Office-Updates
Pflege von internen Informationssystemen (z. B. Intranet, SharePoint, interne Request-Systeme)
Erstellung regelmäßiger Statusberichte im Bereich Facility Management
Koordination und Tracking von Dienstleistungsverträgen
Facility Management
Tägliche und wöchentliche Office-Inspektionen sowie Dokumentation von Mängeln
Betreuung geplanter (PPM) und reaktiver Wartungsmaßnahmen
Koordination und Einweisung von technischen Dienstleistern
Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement des Vermieters
Verwaltung des Inventars und fester Anlagen (Fixed Asset Register)
Event- & Meeting-Support
Unterstützung bei der Vorbereitung interner Veranstaltungen
Organisation von Meetingräumen und Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit
Sicherheit & Gesundheitsschutz
Verwaltung von Zutritts-, Besucher- und Schlüsselmanagement
Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit, u. a.:
regelmäßige Sicherheitsrundgänge
Dokumentation von Zwischenfällen
Organisation von Trainings
Durchführung von DSE-Unterstützung
Bereitschaft, als Ersthelfer in oder Brandschutzhelfer in tätig zu werden (Schulung wird gestellt)
ESG & Nachhaltigkeit
Mitwirkung an Nachhaltigkeitsinitiativen (z. B. Recycling, Energieeffizienz)
Erfassung und Reporting relevanter ESG-Daten (z. B. Energie, Abfall, Ressourcenverbrauch)
Zusammenarbeit mit dem Vermieter bei nachhaltigkeitsbezogenen Themen
Ihr Profil
3–5 Jahre Berufserfahrung in Office Management, Facility Management, Hospitality oder einer vergleichbar serviceorientierten Funktion
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude am Umgang mit Menschen
Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Teams etc.)
Organisationstalent, Lösungsorientierung und ein freundliches, souveränes Auftreten
Interesse an Themen wie Arbeitssicherheit, Nachhaltigkeit oder Workplace Experience
Wünschenswert (aber kein Muss):
Kenntnisse im Bereich Health & Safety (z. B. IOSH)
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Gebäudemanagement
Interesse an ESG-Themen und Datenreporting
Wir bieten
Eine vielseitige Rolle mit hoher Eigenverantwortung
Die Möglichkeit, das Büroerlebnis für Mitarbeitende aktiv mitzugestalten
Enge Zusammenarbeit mit Facility-, HR- und Management-Teams
Ein modernes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team
Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Health & Safety Trainings)
Transparentes Bonuspaket
Klare Career Paths in einem globalen Setting
Weitere Informationen
Sthree GMBH
Querstraße 7
60322 Frankfurt am Main