Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d)

Wir suchen einen Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) für unsere Firmenzentrale in Gelsenkirchen.

Ziel der Funktion Als Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) sind Sie für die korrekte und termingerechte Vorbereitung, Kontrolle und administrative Begleitung der Entgeltabrechnung verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, den operativen Abteilungen, HR und dem externen Payroll-Dienstleister. Sie sorgen dafür, dass Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsrelevante Änderungen vollständig und korrekt in unseren Systemen erfasst und verarbeitet werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Vorbereitung und Kontrolle Vorbereitung und administrative Begleitung der monatlichen Entgeltabrechnung

Erfassung und Kontrolle aller abrechnungsrelevanten Änderungen

Prüfung von Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschlägen, Spesen und sonstigen Vergütungsbestandteilen

Durchführung der Stundenkontrolle und Klärung festgestellter Abweichungen

Kontrolle der Abrechnungsergebnisse und Weiterleitung von Korrekturen an Infoniqa

Überwachung der monatlichen Payroll-Termine und Einhaltung der vereinbarten Fristen

Unterstützung bei Korrekturabrechnungen sowie Ein- und Austrittsabrechnungen

Personaladministration Erfassung neuer Mitarbeitender sowie Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten

Verarbeitung von Eintritten, Austritten und Vertragsänderungen

Erfassung beziehungsweise Kontrolle von Änderungen bei Arbeitszeit, Vergütung, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten

Prüfung der Vollständigkeit der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen

Pflege der digitalen und, soweit erforderlich, physischen Personal- und Abrechnungsunterlagen

Arbeitszeit und Abwesenheiten Kontrolle der erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten

Prüfung der Urlaubsbuchungen

Abstimmung und Klärung von Differenzen zwischen den verschiedenen Systemen

Durchführung beziehungsweise Überwachung der AU-Abfragen

Verarbeitung von Krankmeldungen und sonstigen Fehlzeiten

Abstimmung unklarer oder fehlender Zeitbuchungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften

Kommunikation und Service Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Entgeltabrechnung, Arbeitszeit und zu Abwesenheiten

Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails

Beantwortung allgemeiner abrechnungsbezogener Fragen

Weiterleitung komplexer lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Fragestellungen an unseren Dienstleister beziehungsweise die zuständigen Fachstellen

Nachverfolgung offener Anfragen und Tickets bis zur vollständigen Klärung

Zusammenarbeit mit HR, Finance, Controlling und den operativen Abteilungen

Zusammenarbeit Payroll-Dienstleister Vollständige und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Mutationen

Prüfung und Nachverfolgung der übermittelten Anfragen und Tickets

Kontrolle, ob vereinbarte Aufgaben, Abfragen und Korrekturen vollständig durchgeführt wurden

Dokumentation und Eskalation von Abweichungen oder nicht fristgerecht bearbeiteten Vorgängen

Abstimmung über besondere Abrechnungsfälle und erforderliche Folgemaßnahmen

Unser Angebot: Eine sichere Anstellung in einem wachsenden Familienunternehmen

Eine fundierte Einarbeitung sowie ein eigenverantwortlicher Aufgabenbereich

Ein kollegiales Betriebsklima, flache Hierarchien und Freiraum zur Mitgestaltung an Prozessen und Weiterentwicklungen

Für diese Position ist eine Einstiegs-Gehaltsspanne von 40.800 €/brutto bis 48.000 €/brutto pro Jahr vorgesehen – abhängig von Ihrer Erfahrung und Ihren Qualifikationen

Anforderungen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Schwerpunkt Personal, Entgeltabrechnung oder Finanzbuchhaltung

Erste Berufserfahrung in der Personaladministration oder Entgeltabrechnung ist wünschenswert

Grundkenntnisse im deutschen Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht

Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook

Erfahrung mit AFAS, Dynamics NAPA und FleetHours sind von Vorteil, aber kein Muss

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Englisch- oder Niederländischkenntnisse sind von Vorteil

Sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein

Diskretion, Vertraulichkeit und die Fähigkeit Fristen und Prioritäten zu überwachen

Serviceorientierte und klare Kommunikation sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

Eigeninitiative und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge

Analytisches Denkvermögen und ein gutes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge

Belastbarkeit, insbesondere während der monatlichen Abrechnungsphase