Office Coordinator

Robert Half is opzoek naar een Office Coordinator (m/v/x) voor een job in regio Berchem.

Omdat het bedrijf groeit en de noden breder worden, creëren ze een nieuwe rol: iemand die het reilen en zeilen op kantoor organiseert en het team ondersteunt in een mix van office management, executive support, investeerderscommunicatie en eventorganisatie.

Jouw takenpakket

Office & Executive Support

• Agendabeheer en inplannen van meetings;
• Boeken van vluchten, hotels en logistieke ondersteuning;
• Mailboxbeheer en eerste aanspreekpunt voor praktische vragen;
• Up-to-date houden van interne lijsten, documenten en ID‑gegevens;
• Contractadministratie en algemene backoffice‑taken;
• Bonnetjes opladen en praktische HR‑administratie.

Events & Investor Relations

• Organiseren van kleine en grotere events (BE & buitenland);
• Uitnodigen en coördineren van sprekers;
• Contacten onderhouden met investeerders en beantwoorden van vragen;
• Voorbereiden van impact reports en marketingprocessen;
• Verslagen maken, follow-ups bewaken en deadlines opvolgen.

Communicatie & Marketing Support

• Input aanleveren, opvolgen en coördineren van communicatieprojecten;
• Ondersteuning bij externe communicatie richting investeerders.

Wie zoeken we?

Ervaring & achtergrond

• Enkele jaren ervaring in een ondersteunende rol;
• Bachelor of Master is een plus, maar middelbaar met relevante ervaring is zeker welkom;
• Achtergrond in administratie, office management, paralegal, marketing/communicatie of gelijkaardig.

Persoonlijkheid

• Positief, energiek en proactief;
• Sterk organisatorisch talent;
• Discreet, betrouwbaar en communicatief;
• Iemand die graag meedenkt, verantwoordelijkheid neemt en structuur brengt;
• Past in een informele, hardwerkende en ondernemende cultuur.

Vaardigheden

• Zeer goede kennis van Nederlands, Engels en Frans is een plus;
• Sterk in MS Office;
• Ervaring met CRM‑systemen is mooi meegenomen.

Praktisch

• deeltijds of 4/5 (dag bespreekbaar);
• Thuiswerk is beperkt: minstens 3 dagen per week op kantoor (maandag & donderdag verplicht);
• Mogelijkheid tot freelance samenwerking (momenteel niemand in loondienst).