Projektassistenz (m/w/d) Kommunikation & Angebotsmanagement

Einleitung

Du organisierst gerne, hast ein gutes Sprachgefühl und möchtest mehr als klassische Assistenzaufgaben übernehmen?

Dann könnte diese Stelle genau zu dir passen.

Ihre Aufgaben

Bei der PBS Energiesysteme GmbH arbeitest du an zukunftsweisenden Projekten der Energie- und Gebäudetechnik mit und übernimmst einen eigenen Verantwortungsbereich. Du steuerst unsere externe Kommunikation, koordinierst unser Angebots- und Ausschreibungsmanagement und sorgst gemeinsam mit unseren Projektleitern dafür, dass Projekte bereits vor dem ersten Auftrag professionell vorbereitet sind.

Dabei arbeitest du mit modernen KI-Tools, gestaltest Prozesse aktiv mit und bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen – nicht nur eine Assistenz im Hintergrund.

Aufgaben

Deine Aufgaben

Unternehmenskommunikation & Marketing

Du koordinierst die Zusammenarbeit mit unserer externen Marketingagentur und behältst alle Maßnahmen im Blick.

Du erstellst und überarbeitest Texte für unsere Website, LinkedIn, Referenzberichte und Pressemeldungen.

Du gestaltest professionelle PowerPoint-Präsentationen nach unserem Corporate Design.

Du sorgst dafür, dass unser Außenauftritt über alle Kanäle hinweg einheitlich und professionell bleibt.

Du nutzt moderne KI-Tools wie ChatGPT oder Copilot für Recherchen, Textentwürfe und Präsentationen und prüfst die Ergebnisse fachlich sowie redaktionell.

Angebots- & Ausschreibungsmanagement

Du sichtest eingehende Ausschreibungen und koordinierst deren weitere Bearbeitung.

Du stellst alle notwendigen Angebotsunterlagen zusammen und bereitest diese vollständig auf.

Du koordinierst fehlende Informationen mit unseren Projektleitern.

Du überwachst Fristen und sorgst für eine termingerechte Einreichung – auch über digitale Vergabeplattformen.

Du pflegst unsere Referenz- und Angebotsdatenbank.

Projektorganisation

Du unterstützt unsere Projektleiter bei organisatorischen Abläufen.

Du koordinierst Termine, Dokumente und den Schriftverkehr.

Du strukturierst Projektunterlagen in SharePoint und Microsoft Teams.

Du bringst Ordnung in Prozesse und sorgst dafür, dass Informationen jederzeit schnell verfügbar sind.

Ihr Profil

Qualifikation

Das bringst du mit

Du arbeitest strukturiert, eigenständig und behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick.

Du verfügst über ein sehr gutes Sprachgefühl und formulierst Texte sicher und verständlich.

Du arbeitest routiniert mit Microsoft Word und PowerPoint.

Du interessierst dich für digitale Arbeitsweisen und hast Freude daran, neue Tools kennenzulernen.

Du gehst offen auf Menschen zu, kommunizierst verbindlich und arbeitest gerne im Team.

Idealerweise bringst du außerdem erste Erfahrungen mit:

einem technischen Umfeld (z. B. Ingenieur- oder Planungsbüro),

Microsoft Teams oder SharePoint,

öffentlichen Ausschreibungen oder Vergabeverfahren,

sowie KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot mit.

Das ist jedoch kein Muss – wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich in neue Themen einzuarbeiten.

Wir bieten

Benefits

Darauf kannst du dich freuen

Flexible Teilzeit mit 20–30 Stunden pro Woche

Homeoffice-Möglichkeit

Optional eine 4-Tage-Woche

Moderne klimatisierte Büroräume mit kleinen Teams

Laptop, Smartphone und Tablet werden selbstverständlich gestellt

Deutschlandticket

Betriebliche Altersvorsorge

Unbefristeter Arbeitsvertrag nach der Probezeit

Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

Moderne Arbeitsweise mit digitalen Prozessen und KI-Unterstützung

Spannende Projekte rund um nachhaltige Energie- und Gebäudetechnik

Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten

20 Stunden pro Woche | 1.900 € brutto/Monat zum Einstieg (je nach Qualifikation mit Entwicklungsmöglichkeiten)

Wir suchen keine klassische Assistenz, die nur Aufgaben abarbeitet.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, gerne organisiert, moderne Arbeitsweisen mitgestaltet und mit seinen Ideen dazu beiträgt, dass unser Unternehmen professionell nach außen auftritt und intern reibungslos funktioniert.

Wenn du einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag suchst, in dem Kommunikation, Organisation und digitale Arbeitsweisen zusammenkommen, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Bewirb dich ganz unkompliziert in nur wenigen Minuten – wir freuen uns auf dich!