Asistente administrativo contable

Ortiz y Mejia Panama S.A., empresa dedicada a proveer servicios de la mas alta calidad, con el valor agregado a nuestros clientes que le simplifique la toma de decisiones y se traduzca en ahorros y le ayude a perdurar en el tiempo el valor de sus equipos .Ofrece soluciones que mejoran el rendimiento de montacargas eléctricos y de gas que se usan en los almacenes para transporte de materiales y productos. Inicia la busqueda de Asistente Administrativo contable

Actividades:

• Registrar las facturas en el sistema verificando sea igual a las emitidas por la impresora fiscal y en caso de un error debe verificar para hacer la corrección necesaria.
• Mantener comunicación con el área de Contabilidad para verificar estatus de registros de facturas en el sistema, consulta de dudas o cualquier novedad del proceso.
• Registrar todas las facturas por gastos administrativos de la empresa.
• Recibir encomiendas (DHL, UPS, entre otras) y distribuir al área responsable.
• Realizar la solicitud de insumos requeridos en oficina: agua, papelería u otro insumo llevando un control mensual y presentando costos estimados a Gerencia de Administracion además de identificar proveedores necesarios.
• Verificar las relaciones de gastos de las cajas menudas del área de servicios y de almacén: montos entregados vs. la relación de gastos y conceptos, comunicando a Coordinadora de Administracion los montos a pagar a cada colaborador de manera quincenal.
• Registrar en el sistema las facturas de proveedores e informar a Administración para el proceso de pago.
• Establecer contacto con el proveedor de equipos celulares, equipos electrónicos y líneas telefónicas asignadas a los colaboradores verificando precios y características para hacer la sustitución de los equipos de acuerdo a las necesidades. Presentar información de precios y fecha de sustitución a la Gerencia de Administracion.
• Verificar los montos de las recarga de las tarjetas de combustible destinadas al área de servicios y solicitar a la Coordinadora de Administración el pago del servicio.
• Solicitar la cotización de uniformes, equipos de protección personal, herramientas, utensilios y de cualquier otro ítem requerido del área de operaciones / servicios y comunicar a Gerencia de Administracion con el objetivo de considerar en los pagos a realizar.
• Preparar documentos o solicitarlos a las áreas responsables los cuales sean requeridos por los clientes y bancos.
• Informar a Gerencia de Recursos Humanos de la entrega de los equipos electrónicos, celulares y laptops a los nuevos empleados.
• Mantener el contacto con entes gubernamentales como la CSS y gestionar ya sean pagos especiales o nuevos procesos que exija el ente.
• Mantener el contacto con entes gubernamentales relacionados a la municipalidad en cuanto al pago de impuestos, comunicando a Gerencia de Administracion y Gerencia General del cumplimiento.
• Registrar, llevar un control de las facturas de todos los proveedores de la empresa y resguardarlas en archivos físicos por temas para efectos de auditorías.
• Recibir encomiendas (DHL, UPS, entre otras) y distribuir al área responsable.

Perfil:

• Grado academico: estudiante universitario de Contabilidad y no titulado.
• Experiencia administrativa en sistemas administrativos, en procesos de controles administrativos de al menos de dos años.
• Experiencia con el sistema SIPE
• Experiencia en relación con clientes y manejo de entes gubernamentales y de proveedores.
• Conocimientos y experiencia de atención al cliente
• Excelente manejo de Excel : cuadros y presentaciones

Competencias:

proactividad, honestidad, manejo de información confidencial, nivel de excelencia en relaciones interpersonales, orientación al cliente, orientación al logro de objetivos, sentido de la urgencia , manejo de la presion en el trabajo.

-Requerimientos-

• Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
• 2 años de experiencia
• Edad: entre 24 y 30 años

Conocimientos:

Honestidad, Orientación al logro, Proactividad, Trabajo bajo presión, Análisis, Análisis contable, Asientos contables, Microsoft excel, Microsoft outlook, Adaptabilidad

Palabras clave:

ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, contador, pagador, contralor, accountant, facturista, tesorero, contable