Secretária Executiva

Objetivo do Cargo

Prestar suporte administrativo e financeiro aos sócios, sendo responsável pela organização financeira, controle de imóveis, pagamento de contas pessoais e empresariais ( Holding ), além da gestão de rotinas administrativas e operacionais.

Controlar agenda de diretoria, organizar reuniões e viagens, organizar documentos e lidar com informações confidenciais.

Principais Responsabilidades

1.Gestão Financeira

Realizar controle de contas a pagar dos sócios e das empresas do grupo.

Organizar e incluir pagamentos via internet banking, conforme autorização dos sócios.

Realizar conciliação bancária mensal das contas.

Organizar comprovantes de pagamento.

Preparar documentos para contabilidade e imposto de renda.

2.Gestão de Imóveis da Família

Responsável pela organização administrativa dos imóveis da família.

Atividades incluem:

Controle de documentação de imóveis.

Atualização de registro de imóveis e matrículas quando necessário.

Arquivamento de escrituras e contratos.

Acompanhamento de vencimentos de tributos imobiliários.

3.Gestão Operacional dos Imóveis

Agendar faxineira e serviços de limpeza.

Contratar e acompanhar pequenos serviços de manutenção:

Acompanhar reformas ou melhorias em imóveis.

Comprar ou trocar materiais necessários para manutenção ou obras.

Organizar pagamentos de fornecedores de manutenção.

4.Apoio Administrativo Externo

Realizar atividades externas quando necessário:

Bancos

Cartórios

Prefeituras

Registro de imóveis

Fornecedores em reformas

Compra ou troca de materiais para obras

Organização Patrimonial

Manter controle atualizado de todos os imóveis da família.

Organizar documentos físicos e digitais.

Criar e manter pastas organizadas com:

Apoiar levantamento de documentos para financiamentos ou vendas de imóveis.

Suporte Administrativo Geral

Organização de agenda administrativa.

Apoio em demandas pessoais administrativas dos sócios.

Controle e organização de documentos.

Comunicação com contadores, advogados e fornecedores quando necessário.

Compra de passagens aéreas por milhas.