Officemanager

Zoetermeer, Nederland Hybride Executive Office

De rol

Bij Merlin helpen wij organisaties in de vitale infrastructuur, van ziekenhuizen tot nutsbedrijven, om crisismanagement professioneel in te richten met CrisisSuite. Wij zijn een klein bedrijf met grote klanten, en dat werkt alleen als de dagelijkse organisatie klopt.

Daar hebben we jou bij nodig. Je beheert de agenda's van onze directie en de mailbox van de algemeen directeur. Voor prospects en klanten ben je vaak de eerste stem die zij aan de telefoon krijgen. Je hebt dagelijks contact met de buitenwereld en handelt veel zelf af.

Wij zoeken iemand die het overzicht bewaakt, nauwkeurig werkt en die het prettig vindt om een bestuurssecretaris of ICT-manager te bellen om een afspraak rond te krijgen. Wat ga je doen?

Agenda en afspraken

Je beheert de agenda's van onze drie directieleden en plant hun afspraken in, zowel intern als met klanten en partners. Je bewaakt de vaste ritmes in de week en houdt ruimte vrij voor werk dat concentratie vraagt.

Mailbox van de algemeen directeur

Je sorteert de inkomende e-mail, bereidt antwoorden voor waar dat kan en legt voor wat de directeur zelf moet beoordelen. Je houdt bij waarop wij nog wachten en stuurt op tijd een herinnering.

Demo's inplannen

Je plant vier tot zes demo's per maand met prospects en belt daarvoor zelf met de betrokkenen. Dat is puzzelwerk. Bij een demo schuiven vaak directie, management, ICT en BCM-functionarissen samen aan, allemaal met een volle agenda. Jij krijgt die groep op één datum bij elkaar.

Klantcontact

Je hebt dagelijks contact met klanten en met organisaties die klant willen worden, via telefoon en e-mail. Je bent voor hen een duidelijk en professioneel aanspreekpunt.

Trainingscoördinatie

Wij verzorgen ongeveer 40 trainingen per jaar voor de gebruikers bij onze klanten. Het regelwerk daaromheen ligt bij jou: je stemt data af met de klant en de trainer, nodigt deelnemers uit en he...