Sachbearbeiter Auftragsabwicklung & Versand (m/w/d)

Standort

SERVA Electrophoresis GmbH

Heidelberg

Temporär - 1 Jahr

Hauptaufgaben

Der Sachbearbeiter Auftragsabwicklung und Versand ist verantwortlich für die termingerechte und korrekte Bearbeitung von Kundenaufträgen sowie die Erstellung und Koordination aller versandrelevanten Dokumente und Prozesse. Die Position fungiert als Schnittstelle zwischen Kunden, Vertrieb, Logistik, Lager, Produktion und externen Dienstleistern, um eine reibungslose Auftragsabwicklung sicherzustellen.

Zu den Kernaufgaben gehören die Auftragserfassung und –pflege im ERP-System, die Koordination von Lieferterminen, die Erstellung von Versand- und Exportdokumenten, die Kommunikation mit Spediteuren sowie die Sicherstellung und Einhaltung interner Prozesse und gesetzlicher Vorschriften.

Berufsqualifikation

Ausbildung und Erfahrung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ; Weiterbildung im Bereich Logistik, Versand, Export oder Supply Chain Management von Vorteil General

Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, Logistik, Versand oder Kundenbetreuung

Erfahrung in der Bearbeitung nationaler und internationaler Versandprozesse

Kenntnisse in der Erstellung von Versand- und Exportdokumenten

Erfahrung im Umgang mit Speditionen, Kurierdiensten und Zollthemen von Vorteil

Erfahrung in einem internationalen und kundenorientierten Umfeld wünschenswert

Gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen

Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (Oracle-NetSuite oder Navision von Vorteil)

Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung

Strukturierte, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise

Hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke

Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Aufgaben

Spezifisch

AUFTRAGSABWICKLUNG:

Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System

Überwachung der vollständigen und korrekten Auftragsdaten

Terminverfolgung und Sicherstellung der termingerechten Auftragsabwicklung

Kommunikation mit Kunden hinsichtlich Auftragsstatus, Lieferterminen und Rückfragen

Bearbeitung von Auftragsänderungen, Stornierungen und Reklamationen

Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktion, Lager und Qualitätskontrolle bzw. -management

Pflege von Kunden- und Stammdaten im ERP-System

VERSAND & LOGISTIK

Planung, Koordination und Organisation nationaler und internationaler Warensendungen

Erstellung aller erforderlichen Versandunterlagen, einschließlich Lieferschein und Frachtpapieren

Erstellung und Prüfung von Export- und Zolldokumenten

Auswahl und Beauftragung geeigneter Frachtdienstleister

Abstimmung und Überwachung von Abholungen und Lieferterminen

COMPLIANCE & DOKUMENTATION

Sicherstellung er Einhaltung interner Richtlinien sowie gesetzlicher Vorgaben

Sanktionslistenprüfungen

Pflege und Archivierung auftrags- und versandrelevanter Dokumente

Unterstützung bei internen und externen Audits