Kantselei spetsialist

Tööülesanded: Jõelähtme Vallavalitsus otsib oma kollektiivi KANTSELEI SPETSIALISTI

Sinu peamised tööülesanded on: vallavalitsuse tehniline teenindamine ning dokumentatsiooni ettevalmistamine, süstematiseerimine ja säilitamine. Kantselei spetsialisti teenistuskohutused on:

• telefonikõnede vastuvõtmine ja vajadusel suunamine;
• vallavalitsusele ja volikogule saadetud posti vastuvõtmine, dokumentide registreerimine ja vastavale ametnikule suunamine;
• volikogu ja vallavalitsuse õigusaktide ning istungite ja volikogu komisjonide protokollide registreerimine ja vastavale ametnikule suunamine, vajadusel protokollidest, õigusaktidest väljavõtete koostamine;
• volikogu istungil vastu võetud otsuste alusel koostatud kirja ettevalmistamine volikogu esimehele digitaalseks allkirjastamiseks, kirja registreerimine ja edastamine adressaatidele;
• hauaplatsi kasutuslepingute registreerimine ja edastamine platsi kasutajale;
• valla teenistujate abistamine dokumentide paljundamisel ja vajadusel kodanikele paljunduse ja faksi teenuse osutamine;
• kätekuivatus seadmetele, joogivee ja kohviautomaadile vajalike kaupade tellimine ning nende esmase hoolduse ja korrashoiu tagamine;
• vallavalitsuse külaliste ja ametlike delegatsioonide vastuvõtu korraldamine;
• vallavanema juures toimuvate nõupidamiste ning kohtumiste ettevalmistamine;
• vallavalitsuse dokumentide loetelu (liigitusskeemi), asjaajamiskorra, sisekorraeeskirjade ja muu töökorraldusliku dokumentatsiooni koostamine ja vajadusel muudatusettepanekute tegemine;
• vallavalitsuse ja volikogu dokumentide arhiveerimiseks ettevalmistamine ja arhiveerimine vastavalt arhiivinõuetele, arhiiviga seotud aruandluse koostamine ning vajadusel arhiividokumentidest ärakirjade koostamine;
• säilitamisele mittekuuluvate ja säilitusaja ületanud dokumentide hävitamise korraldamine vastavalt arhiivieeskirjale;
• valla hallatavate asutuste juhendamine arhiivi korrastamise ja säilitamise küsimustes;
• rahvastikuregistri kannete ja vastavate aruannete, päringute teostamine;
• vajalike majapidamis- ja kantseleitarvete tellimine ja ostmine;
• asutuse poolt lillede või kingituste organiseerimine asutuste töötajate või volikogu liikmete tähtpäevade korral;
• volituste vormistamine;
• vallakantselei struktuuriüksuse tööajatabeli koostamine.

Kasuks tuleb kui tunned andmekaitsespetsialisti tööd.

Omalt poolt pakume:

• tähendusrikast ja mitmekesist tööd;
• professionaalset ja toetavat meeskonda;
• täienduskoolitusi ja enesearengu võimalusi,
• 35 kalendripäeva põhipuhkust;
• ametisõiduki kasutamise võimalust või isikliku sõiduki kasutamise hüvitamist ametisõitudel.

Muud nõuded:

• ametikohal vajalike teksti-ja tabelitöötlusprogrammide ning teiste arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamisoskus.
• dokumentide arhiveerimise ja hävitamisega seotud teadmised;
• hea suhtlemis-, eneseväljendus- ja läbirääkimisoskus;
• otsustus-ja vastutusvõime, sealhulgas kohustuste täpne ja õigeaegne täitmine;
• võime töötada pingeolukorras;
• valmidus meeskonnatööks.

Kodus töötamise võimalus: Ei