Recepcionista y Asistente de Cobros - Administración

Objetivo

Brindar atención profesional a los clientes y soporte administrativo al Departamento de Cobros, asegurando la recepción, revisión, registro y control preciso de boletas y comprobantes de pago. Será responsable de mantener información organizada, detectar inconsistencias y desarrollar métodos de trabajo que contribuyan a agilizar y mejorar los procesos del área.

Requisitos

• Diversificado completo.
• Preferiblemente estudios universitarios en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoría, Ingeniería Industrial o carrera afín.
• Experiencia de 1 a 3 años en puestos administrativos, recepción administrativa, servicio al cliente, cobros, banca, financieras, contabilidad o posiciones similares.
• Manejo de Excel y Microsoft Office.
• Manejo de correo electrónico, WhatsApp y sistemas administrativos.
• Facilidad para aprender y utilizar nuevos sistemas.
• Excelente atención al detalle, organización, capacidad analítica, iniciativa, orientación a la mejora continua, responsabilidad, confiabilidad, capacidad de seguimiento, resolución de problemas y excelente servicio al cliente.
• Capacidad para manejar situaciones difíciles y trabajar bajo presión.
• Persona ordenada, minuciosa, resolutiva y con criterio para identificar errores e inconsistencias.
• Presentación profesional.
• Disponibilidad para trabajar en Vista Hermosa, zona 15.

Funciones

• Recibir y atender profesionalmente a los clientes que visiten el Departamento de Cobros.
• Identificar el motivo de la visita y canalizar al cliente con la persona correspondiente.
• Atender llamadas y comunicaciones dirigidas al departamento.
• Recibir boletas, comprobantes y documentación relacionada con pagos.
• Revisar cuidadosamente la información de cada comprobante: cliente, monto, fecha, referencia y demás datos requeridos.
• Registrar y procesar las boletas de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Detectar inconsistencias, información incompleta, documentos duplicados o posibles errores antes de procesar los pagos.
• Mantener controles actualizados de boletas recibidas, procesadas, observadas y pendientes.
• Dar seguimiento a casos pendientes y coordinar con el equipo la resolución de diferencias o situaciones especiales.
• Organizar y archivar documentación física y digital.
• Actualizar bases de datos, controles y registros internos.
• Preparar reportes administrativos básicos cuando sean requeridos.
• Brindar soporte administrativo al Departamento de Cobros.
• Mantener la confidencialidad de la información financiera y documentación de los clientes.
• Identificar oportunidades para mejorar la organización y eficiencia de los procesos.
• Crear controles, checklists, archivos y métodos de trabajo que permitan reducir errores y facilitar la trazabilidad de los pagos.
• Proponer mejoras al flujo de trabajo y simplificar tareas repetitivas.
• Mantener un adecuado seguimiento de solicitudes y pendientes.

Condiciones laborales

• Salario: Q6,000.00.
• Ubicación: Vista Hermosa, zona 15, Ciudad de Guatemala.
• Jornada laboral: lunes a viernes.
• Contratación en planilla.

Requerimientos

• Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
• 2 años de experiencia
• Edad: entre 20 y 40 años
• Palabras clave: recepcion, receptionist, recepcionista, ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, intendencia, administration, quartermaster, administracion