Asistente Secretarial

Objetivo del Puesto

Brindar soporte integral a Gerencia y a las áreas administrativa y comercial, asegurando el correcto seguimiento de los procesos de facturación, precios y costos, inventarios, despachos, documentación, cotizaciones y atención a clientes.

La posición será responsable de mantener información actualizada y organizada, facilitar la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa y contribuir al orden, eficiencia y continuidad de las operaciones.

Funciones y Responsabilidades

• Gestionar y mantener actualizados los precios y costos dentro de la plataforma interna de la empresa.
• Elaborar facturas y brindar seguimiento al proceso de facturación.
• Llevar controles de inventario y mantener actualizada la información correspondiente dentro del sistema.
• Elaborar y coordinar órdenes de despacho.
• Preparar propuestas comerciales, cotizaciones y documentación requerida para clientes.
• Brindar soporte administrativo al área comercial.
• Dar seguimiento a solicitudes, requerimientos y necesidades de los clientes.
• Mantener organizada, actualizada y disponible la documentación administrativa y comercial.
• Llevar controles administrativos y dar seguimiento a tareas internas.
• Coordinar actividades y requerimientos administrativos con las diferentes áreas de la empresa.
• Brindar atención y seguimiento oportuno a clientes.
• Apoyar a Gerencia en actividades administrativas relacionadas con el funcionamiento diario de la empresa.

Formación Académica

• Graduada a nivel diversificado.
• Título de Secretariado.
• Formación universitaria no indispensable.

Experiencia Laboral

• Experiencia mínima de 1 a 3 años en posiciones similares.
• Experiencia previa como Secretaria, Asistente Administrativa o posiciones afines.
• Experiencia desarrollando funciones administrativas y de organización documental.
• Deseable experiencia en manejo de costos, facturación, inventarios y apoyo al área de ventas.
• Experiencia en atención y seguimiento a clientes.

Conocimientos Técnicos

• Manejo avanzado de Microsoft Excel.
• Conocimiento de procesos administrativos.
• Manejo y control de documentación.
• Elaboración y seguimiento de facturación.
• Manejo de inventarios.
• Elaboración de cotizaciones y propuestas comerciales.
• Actualización y control de precios y costos.
• Manejo de herramientas y sistemas administrativos.

Competencias

• Organización y atención al detalle.
• Proactividad e iniciativa.
• Orientación al servicio y atención al cliente.
• Capacidad para coordinar y dar seguimiento a múltiples tareas simultáneamente.
• Flexibilidad y disposición para apoyar en diferentes actividades.
• Responsabilidad y compromiso.
• Capacidad de seguimiento.
• Buenas relaciones interpersonales.
• Comunicación efectiva.
• Orientación al orden y cumplimiento.
• Estabilidad laboral.

Perfil Ideal

Profesional organizada, responsable y proactiva, con capacidad para manejar simultáneamente diferentes actividades administrativas y comerciales. Deberá caracterizarse por su atención al detalle, habilidad para dar seguimiento, buen manejo de información y documentación, así como una marcada orientación al servicio.

Se busca una persona dinámica y flexible, capaz de relacionarse adecuadamente con clientes, proveedores, Gerencia y diferentes áreas internas, manteniendo siempre un alto nivel de organización y compromiso.

Condiciones del Puesto

• Modalidad: Presencial
• Horario: Lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
• Ubicación: Zona 10
• Beneficios reportados: Vacaciones.

Requerimientos

• Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
• 2 años de experiencia
• Edad: entre 25 y 40 años
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide