Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über das Unternehmen

FIBONA entwickelt seit über 40 Jahren Immobilien und Hotels – inhabergeführt, finanzstark und mit langfristiger Perspektive. Unsere Stabilität zeigt sich nicht nur in unseren Projekten, sondern auch im Umgang mit unseren Mitarbeitenden: Während der Kurzarbeit 2020 haben wir unserem Team das volle Gehalt gezahlt, weil wir es wollten, nicht weil wir es mussten.

Bei uns arbeitest du im Open-Space-Büro direkt mit der Geschäftsleitung und dem Real Estate Team zusammen. Kurze Entscheidungswege, direkter Austausch und eine sachliche Kommunikation prägen unseren Arbeitsalltag.

Aufgaben

Säule 1: Du bist First Point of Contact (ca. 30-40%)

• Du nimmst das zentrale Firmentelefon an
• Post, Kurier, Eingang: Du nimmst an, scannst, verteilst und behältst den Überblick
• Terminmanagement für die Geschäftsleitung: Kalender, Abstimmungen, Vorbereitung
• Geschäftsbriefe erstellen und Korrespondenz führen

Säule 2: Du hältst Immobilien-Abläufe am Laufen (ca. 30-40%)

• Verträge zusammenführen: Bauverträge, Mietverträge, Anlagenverzeichnisse
• Nebenkostenabrechnungen erstellen
• Bürgschaften im Blick: Anfordern, Fristen überwachen, Rückgaben koordinieren
• Rechnungseingang verwalten: Datum, Zahlungsziel, Skonto
• Mieterkorrespondenz und allgemeine Schriftverkehr im Immobilienbereich

Säule 3: Unternehmensgruppe und Sonderthemen (ca. 20-25%)

• Anfragen der Unternehmensgruppe kommen bei dir an
• Materialbeschaffung, Dienstleister für Gebäude, übergeordnete Themen der Gruppe
• Und dann gibt es die Dinge, die keiner vorausplant – da bist du die Ruhe selbst

Anforderungen

Das bringst du unbedingt mit

• Erfahrung im Immobilien-, Bau- oder Verwaltungsumfeld: Du kennst Bauverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bürgschaften, nicht als Profi, aber als jemand, der weiß, worum es geht
• Extreme Genauigkeit: Keine Rechtschreibfehler in Geschäftsbriefen, keine falschen Summen in Vertragsunterlagen
• Fristen sind für dich heilig: Du verlierst keine Deadline
• Du kannst mit einem direkten Ton umgehen und gibst ihn professionell weiter
• MS Office (Outlook, Word, Excel) ist dein tägliches Werkzeug
• Du möchtest in Wiesbaden mit einem Team vor Ort arbeiten

Das wäre schön, ist aber kein K.O.

• Kenntnisse in Wincasa oder vergleichbarer Immobiliensoftware
• Erste Berührungspunkte mit KI-Tools / MS Copilot
• Kaufmännische Ausbildung

Wir bieten

• Private Kranken-Zusatzversicherung: kostenlos, ohne Gesundheitsprüfung, ohne Wartezeit
• Mitarbeiterkonditionen in den Hotels der Unternehmensgruppe
• Ein freier Tag an deinem Geburtstag
• Ein Homeoffice-Tag pro Woche nach erfolgreicher Einarbeitung
• Du gestaltest aktiv mit: FIBONA digitalisiert; Microsoft Copilot und KI-Agents kommen
• Ein hundefreundliches Büro
• Direkter Einblick in echte Bauprojekte (aktuell: neues Hotel in Lindau)

4.500 – 5.000 € brutto/Monat + Bonus ca. 1 Monatsgehalt (Gesamtentwicklung FIBONA)

Bewerbung

Bereit? Dann melde dich! Uns reicht ein Lebenslauf (kein Anschreiben, keine Arbeitszeugnisse im 1. Schritt).

+49 611 450 443-0

Herr Manuel Schlapp Humboldtstraße 6 65189 Wiesbaden

Sonstiges

Die Fakten Montag bis Freitag | 40 Stunden/Woche | Kernzeit: bis 08:30 Uhr vor Ort in Wiesbaden

Vollständig vor Ort – die Stelle ist als Präsenzstelle konzipiert