AGO Select: Office Manager

Geen enkele dag ziet er hetzelfde uit. Dankzij jouw organisatorisch talent behoud je het overzicht en zorg je ervoor dat processen efficiënt blijven verlopen.

• Je ondersteunt administratief de werkplanning van zowel eigen medewerkers als externe partners.
• Je beheert en vervolledigt tijdsregistraties van intern en extern personeel.
• Je verzorgt de administratieve aanmelding en opvolging van extern personeel volgens de geldende regelgeving.
• Je boekt hotelovernachtingen en verwerkt deze administratief.
• Je volgt transporten en diverse hulpmiddelen nauwgezet op.
• Je verwerkt administratief de inhuur van transportmiddelen, hulpmiddelen en rollend materieel.
• Je plant en volgt keuringen, onderhoudsbeurten en reservaties van voertuigen en materieel op.
• Je controleert materialen en houdt de administratieve opvolging hiervan zorgvuldig bij.
• Je plaatst en beheert projectgebonden bestellingen, zoals verwarming, verlichting en HVAC-oplossingen.
• Je maakt projectfacturen op en zorgt voor een correcte verzending en opvolging, inclusief bijkomende prestaties.
• Je denkt mee na over oplossingen bij onverwachte situaties of administratieve uitdagingen binnen projecten.
• Je fungeert als back-up voor de tijdsregistratie.
• Je ondersteunt de salesafdeling bij de voorbereiding, opvolging en administratieve uitwerking van dossiers.

Voor deze functie zoeken we iemand die structuur brengt, verantwoordelijkheid neemt en graag samenwerkt binnen een dynamische omgeving.

• Je hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare administratieve of coördinerende functie.
• Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en behoudt gemakkelijk het overzicht.
• Je bent een echte teamspeler die flexibel kan schakelen tussen verschillende prioriteiten.
• Je bent sterk in plannen en prioriteiten stellen.
• Je communiceert vlot en denkt oplossingsgericht.
• Je blijft rustig onder druk en weet snel de juiste beslissingen te nemen.
• Je neemt verantwoordelijkheid op en werkt proactief.
• Ervaring binnen een technische, logistieke of bouwgerelateerde omgeving is een sterke troef.
• Je hebt affiniteit met operationele processen of bent gemotiveerd om je hierin snel in te werken.