Coordinador Administrativo y Operativo Bilingue Remoto - Turno dia, con experiencia en area de construccion

Estamos buscando un Coordinador Administrativo y Operativo Bilingüe Remoto para apoyar al equipo en la organización diaria de la empresa, seguimiento de proyectos, comunicación con clientes, coordinación de tareas, manejo de sistemas administrativos y apoyo en procesos operativos. La persona ideal debe ser organizada, proactiva, responsable, con buena comunicación en inglés y español, y con excelente manejo de tecnología. Este rol combina funciones administrativas, operativas y de seguimiento, similar a un apoyo entre administración y project coordination. También buscamos una persona que sepa utilizar herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT u otras plataformas de AI para mejorar la productividad, redactar mensajes, resumir información, organizar tareas y apoyar en la creación de reportes o procesos internos.

Responsabilidades principales

• Dar seguimiento a proyectos, tareas pendientes y actualizaciones del equipo.
• Coordinar comunicación entre clientes, proveedores y equipo interno.
• Apoyar en la organización de órdenes, cotizaciones, documentos y archivos digitales.
• Manejar y actualizar información en sistemas administrativos como QuickBooks u otros programas internos.
• Apoyar con facturación, invoices, pagos, balances y seguimiento administrativo.
• Preparar reportes simples de avances, pendientes, prioridades y tareas completadas.
• Coordinar llamadas, reuniones, calendarios y recordatorios.
• Usar ChatGPT u otras herramientas de AI para redactar mensajes, resumir información, organizar procesos y mejorar la eficiencia del trabajo.
• Detectar pendientes, errores o retrasos y dar seguimiento hasta que sean resueltos.
• Mantener comunicación constante con el equipo para asegurar que la operación diaria esté organizada.

Requisitos

• Bilingüe: español e inglés.
• Experiencia en administración, coordinación operativa, asistencia ejecutiva, project coordination o roles similares.
• Conocimiento de QuickBooks o sistemas administrativos similares.
• Buen manejo de herramientas digitales: email, Google Drive, Excel, Google Sheets, Zoom, Google Meet, WhatsApp y plataformas de gestión de tareas.
• Experiencia usando ChatGPT u otras herramientas de inteligencia artificial.
• Excelente organización, atención al detalle y capacidad de seguimiento.
• Buena comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para trabajar de forma remota con poca supervisión.
• Computadora propia, buena conexión a internet y disponibilidad para trabajar en horario establecido.

Experiencia deseada

• Experiencia previa en empresas de construcción, servicios, mantenimiento, remodelación, operaciones o contractors.
• Experiencia dando seguimiento a proyectos o tareas operativas.
• Experiencia con facturación, clientes, proveedores, órdenes de trabajo o documentación administrativa.
• Conocimiento de herramientas como Monday, Trello, Asana, Notion, CRM, QuickBooks, Google Workspace o Microsoft Office.

Perfil ideal

La persona ideal es alguien que pueda actuar como un apoyo administrativo y operativo clave para la empresa. Debe tener la capacidad de organizar información, dar seguimiento a pendientes, comunicarse con clientes y equipo interno, apoyar con sistemas administrativos y utilizar tecnología e inteligencia artificial para mantener la operación más eficiente y ordenada. No buscamos solamente una asistente administrativa tradicional. Buscamos una persona con mentalidad operativa, capacidad de resolver problemas, buen manejo de tecnología y habilidad para mantener el control de tareas, proyectos y comunicación diaria.

-Requerimientos-

• Educación mínima: Educación Técnico/Profesional 2 años de experiencia
• Idiomas: Inglés
• Edad: entre 25 y 40 años
• Conocimientos: Capacidad de coordinación, Gestión de equipos, Resolución de problemas, Toma de decisiones, Trabajo bajo presión, Bilingüe, Enfoque a resultados, Gestión de personal, Inteligencia artificial, Microsoft excel, Organización, Quickbooks, Seguimiento de proyectos, Coordinación, Comunicación con el cliente